Administración y gestión de pymes

Las pequeñas y medianas empresas representan hoy en día un porciento significativo de todas las empresas a nivel mundial. Según variados estudios, las pymes proporcionan el 80% del empleo mundial y generan alrededor del 70% del Producto Interno Bruto (PIB). En este sentido, dedicar nuestros esfuerzos a atender nuestra pyme es una tarea además de inteligente, necesaria.

El posicionamiento adquirido por las pymes hace que su estudio y perfeccionamiento se convierta en una actividad constante. Los distintos procesos y tareas intervinientes en su adecuada gestión, determinan el posible éxito de este tipo de emprendimiento. En correspondencia, uno de los mayores retos de los emprendedores es concientizar que su pyme necesita más que la pasión propia para llevarla hacia adelante. Algunas acciones y decisiones puntuales dentro de las pymes no deben quedar en segundo plano.

Se conoce que alrededor del 70% de las pymes no sobreviven los 5 años. A pesar de los deseos de su dueño y los esfuerzos realizados, la mala administración suele ser la razón de la supervivencia anual de solo el 10% de los nuevos negocios creados. Por tal motivo, en esta ocasión profundizaremos en elementos propios de la administración y gestión de pymes; importante tenerlos en cuenta para el desarrollo de la nuestra.

¿Qué es la administración y gestión de pymes?

Administrar y gestionar una pyme significa, en lenguaje coloquial, hacer que la empresa funcione, y funcione bien. Esto implica realizar determinadas acciones encaminadas al funcionamiento eficiente de la empresa, de manera continua y estable. Dichas acciones garantizarán la rentabilidad y un sólido crecimiento y desarrollo saludable del negocio.

Dentro de la administración y gestión de las empresas, existen numerosos aspectos que deben ser cuidadosamente manejados. Gestión de aspectos logísticos, planificación estratégica y control, desarrollo de productos y servicios, trato y manejo de los clientes y el personal, conocimiento de la industria en la que se inserta, ventas, toma de decisiones, etc. Como bien se ve, no se circunscribe únicamente a la labor de dirección con la que muchas veces suele confundirse.

Importancia de la administración y gestión de pymes

Indiscutiblemente llevar adelante una adecuada gestión y administración de pymes es fundamental. Algunas de los hechos que sostienen esta afirmación son los siguientes:

• Logro de una mayor competitividad en el mercado.
• Repercute directamente en la mejoría de los niveles de productividad.
• Contribuye a la rentabilidad de la pyme.
• Prepara mejor la empresa para afrontar momentos de crisis.
• Contribuye a nivel social al ser una fuente generadora de empleos.
• Permite la toma de decisiones más apropiadas basadas en objetivos claros y datos concretos.
• Contribuye a un acertado proceso de delegación de funciones permitiendo tener mejor control sobre tus actividades.
• Potencia la consecución de los objetivos empresariales.

Tips para administrar y gestionar pymes

Si bien la administración y gestión de pymes es un área bastante delicada e importante, es posible identificar algunos tips a seguir para lograr un mejor trabajo. En este sentido, a continuación ponemos a tu consideración algunos de los más importantes.

Planificación estratégica

Esta es una de las aristas más importantes. Aquí se incluyen todos aquellos procesos que encaminan el trabajo de una pyme. En este sentido, la planificación implica la delimitación de los objetivos a alcanzar, el tiempo para lograrlos, y las acciones diarias que son necesarias para llevarlos a cabo. Asimismo, contempla el establecimiento de gastos, insumos y recursos tanto materiales como humanos, inversión necesaria, etc. Por si fuera poco, también debe incluir el proceso de control de todo, tanto de las acciones, el avance en el cumplimiento de los objetivos, gastos y costos, como también las dificultades presentadas, los errores cometidos, y el necesario proceso de rectificación. Una planificación bien detallada permitirá mejor claridad en los procesos y a su vez mayor precisión en la toma de decisiones.

Inventario al día

El inventario de recursos del que tu pyme depende no puede tener fallos. Llevar un control celoso de este diariamente, garantiza una mejor proyección a la hora de planificar la inversión necesaria. Sin embargo, esto no significa que el inventario siempre tenga que estar rebosante. Por el contrario, el control diario permitirá saber no solo qué producto está en falta o cuál no se ha movido, sino además identificar la frecuencia y necesidad de reabastecimiento de cada producto; así se logran minimizar los gastos innecesarios y la pérdida de recursos invertidos en productos estancados. De esta manera, la inversión que se haría en esos productos innecesarios puede emplearse en otras áreas de la pyme.

Uso eficiente de la información de tu pyme

Este es un elemento al que pocas veces se le presta la debida atención. Nuestra pyme nos habla constantemente, y lo hace a través de la información contenida en todos los datos que de ella se recogen. La recolección de datos de todos los movimientos del día, los resultados de acciones realizadas, la opinión de nuestro personal y de nuestros clientes, entre otras; todas constituyen elementos fundamentales para la adecuada administración y gestión de nuestra pyme. ¿Por qué? Muy sencillo. Esos números, esos hechos, esa información en general, constituyen una big data veraz de lo que está ocurriendo en nuestra empresa. Su correcto análisis contribuirá de manera decisiva a generar mayor eficiencia operativa, de costos y gastos; aumentar ventas; ajustar la estrategia seguida siempre que se necesario; y la toma de decisiones más acertadas de acuerdo a la realidad concreta de nuestra pyme.

Personal de la pyme

El personal de la pyme también constituye un elemento vital, pues al final, son ellos los que le dan vida a la empresa. En este sentido, cuidar y velar por la satisfacción de tu personal garantizará un buen trabajo por parte de ellos. Preocuparse y gestionar su formación y capacitación, su crecimiento, contribuir con un ambiente de trabajo armónico y saludable, reconocer el trabajo bien hecho, son apenas algunos elementos importantísimos a tener en cuenta.

Tecnología y digitalización

Todo lo que implique mayor eficiencia y a la vez comodidad en el trabajo, debe ser valorado como una inversión positiva. La rapidez y fluidez que necesariamente deben caracterizar los procesos hoy en día demandan de la actualización tecnológica. El empleo de sistemas o softwares especializados en la administración y gestión de nuestra pyme imprimirá una dosis de renovación y agilidad pertinentes. La tecnología siempre es una buena aliada y, en la actual situación devenida por la pandemia de Covid-19, se posiciona como toda una necesidad.

Auditorías

Diversos expertos del tema recomiendan siempre llevar a cabo auditorías en nuestra pyme. Las auditorías tanto internas como externas siempre reportan elementos positivos. Si bien contribuyen a detectar puntos deficientes en nuestro proceder y algunos que hemos pasado por alto, nos devuelven seguridad a partir de lo que estamos haciendo bien y de lo que se debe mejorar.

Administrar y gestionar una pyme no es tarea fácil. No es una actividad de un día ni de una persona. Requiere un trabajo armoniosamente organizado que no implique sobrecargas en una persona, ni pérdidas para la empresa. Es una actividad sumamente importante dentro de la pyme y, como tal, hay que realizarla con responsabilidad y conciencia.