Consejos para ahorrar impuestos y deducir gastos

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Como trabajador independiente de seguro disfrutas de poder contar con las ventajas que implica un trabajo como ese. La libertad de no depender de una relación de subordinación hacia un empleador es sin dudas de las ventajas que más se disfrutan. Ser dueño de tu propio tiempo, recursos y proyectos de manera autónoma es un deseo que mucho desean conservar. Pero como todo “poder” -posibilidad- entraña una correspondiente responsabilidad, el trabajador independiente precisa hacerle frente a esos desafíos que van de la mano con sus libertades. Y esto es realmente delicado cuando se habla de cuestiones fiscales, principales cuando queremos deducir gastos y ahorrar en impuestos.

Tabla de contenidos

Impuestos, ahorros y deducciones de gastos

Aunque todo trabajador debe pagar sus correspondientes impuestos según las leyes a las que se subordine, siempre existen maneras de reducir el monto a pagar por ese concepto. Es aquí donde entran a jugar los ahorros en impuestos y las deducciones de gastos. En el primer caso, los horros en impuestos vienen a ser estrategias legales que permiten reducir la cantidad total de dinero que uno debe pagar al gobierno. Es importante entender que esto no implica de ninguna forma la evasión de impuestos. Por el contrario, constituyen acciones realizables que ayudan a optimizar la situación fiscal del trabajador independiente, aprovechando incentivos y herramientas legales.

De igual forma, también está la posibilidad de realizar deducciones. Estas deducciones son gastos relacionados propiamente con tu actividad profesional pero que se pueden restar legalmente de tus ingresos brutos al calcular tus impuestos. De esta manera, se reduce la cantidad de dinero sobre la que se aplican los impuestos, o lo que es lo mismo, tu base gravable se reduce. De esta manera, tus impuestos a pagar serán menos.

Consejos para ahorrar impuestos y deducir gastos como trabajador independiente

Si ya sabes que es posible, legalmente, ahorrar en impuestos y deducir gastos siendo trabajador independiente, toca entonces conocer cómo. Por esa razón, aquí hemos reunido algunos consejos útiles para lograr este fin. Así que, sin más preámbulo, conoce algunos de los tips que podrán ayudarte a organizarte y a ahorrar en temas fiscales como trabajador independiente.

1. Define tu régimen fiscal adecuado y conócelo bien

Lo primero que se debes hacer en estos casos es escoger el régimen fiscal que mejor se ajusta a tu forma de trabajo. Dependiendo del país en que te encuentres, deberás estudiar las opciones específicas; algunas pueden ser el Régimen Simplificado, el Régimen de Incorporación Fiscal, etc. Si ya tienes establecido un régimen fiscal, pues revisa si ese es el que realmente se acomoda a tu forma de trabajo. Aunque parezca algo trivial, realmente puede llegar a ser un problema cometer un error como este. Luego entonces, investiga cuáles son las obligaciones y beneficios que aplican en tu caso, ya que elegir el régimen correcto puede marcar la diferencia respecto a cuánto pagas. En este sentido, conoce las deducciones permitidas en tu caso, que entre las más comunes suelen estar:

Deducciones por concepto de espacio de trabajo en casa. Si tienes un área exclusiva en tu hogar destinada al trabajo, puede que aplique esta deducción en tu caso. Así, puedes deducir una parte proporcional del alquiler, la hipoteca, los servicios públicos y el mantenimiento.
Deducciones por concepto de gastos operativos. Aquí se incluye todo lo que tiene que ver con equipos y herramientas relacionados con tu actividad. Por ejemplo, la compra de computadoras, software, cámaras, muebles de oficina y otros.
Deducciones por concepto de transporte y viajes. En este caso se tienen en cuenta los kilómetros recorridos por trabajo, gasolina, peajes, estacionamiento, así como gastos de transporte público o viajes profesionales.
Deducciones por concepto de educación. En algunos casos, los gastos de cursos, talleres, libros o certificaciones que mejoren tus habilidades profesionales, son deducibles de tu monto gravable.
Deducciones por concepto de servicios contratados. En ocasiones los trabajadores independientes deben contratar servicios de terceros. En estos casos, los gastos en que se incurran por diseño, marketing, contabilidad o cualquier otro servicio que contrates para tu negocio pueden ser deducible.
Deducciones por concepto de gastos médicos o seguros personales. En algunos lugares, es posible deducir estos gastos del monto sobre el que se aplican los impuestos.
Deducciones por concepto de aportaciones voluntarias. En este caso, pueden incluirse las aportaciones voluntarias realizadas a un plan de retiro o fondo de pensión.

Asimismo, no solo asegúrate de conocer bien el tema de las deducciones, sino también los beneficios fiscales a los que puedes acceder. Por ejemplo, algunos beneficios pueden estar relacionados con el acceso a programas o incentivos fiscales específicos para trabajadores independientes.

Por otra parte, es sumamente importante que tengas presente cumplir apropiadamente con los plazos de pagos. Porque si estás intentando ahorrar y deducir gastos, no puedes darte el lujo de que te pongan una multa o recargo por morosidad u olvido. ¡Sería el colmo!

2. Mantén separadas las finanzas personales y profesionales

Este consejo tal vez lo hayas escuchado antes, pero es muy necesario a la hora de ahorrar impuestos y deducir gastos. En momentos de apuro o necesidad, no tenemos en cuenta lo que gastamos. Y si nuestras finanzas profesionales y personales están unidas, corremos el riesgo de tomar dinero de donde no corresponde. Así que sepáralos y todo irá mejor. Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu actividad como trabajador independiente. Así podrás tener mejor claridad de los ingresos y egresos, al tiempo que te será de gran ayuda frente auditorías fiscales.

3. Realiza un registro detallado de todo

Que la pereza no te atrape, debes ser detallista con esto. Necesitas tener un historial bien preciso de todas las entradas y salidas de dinero que correspondan a tu labor profesional. Para eso, lo más recomendable es documentar todo. Así que guarda recibos, facturas y todo tipo de comprobantes de cada movimiento que realizas como trabajador independiente. Si así lo deseas, puedes apoyarte en herramientas tecnológicas y aplicaciones para digitalizar y organizar esos documentos. Aunque si prefieres el estilo tradicional, un archivo físico bien ordenado puede ser igualmente útil. Eso te podrá servir para luego deducir lo que pueda ser deducido. Entre los comprobantes que pueden servirte para realizar futuras deducciones están:

Facturas de compra o reparación de herramientas y equipos de trabajo, como laptops, cámaras, software, etc.
Recibos de alquiler de oficinas, coworking o, si trabajas desde tu casa, un porcentaje de los gastos de tu hogar (electricidad, internet, agua).
Comprobantes de transportación y viáticos, como los tickets de gasolina, pasajes, hospedaje y comidas en viajes de trabajo.
Facturas relacionadas con programas de capacitación profesional, como cursos, talleres, suscripciones a plataformas educativas, entre otros.

4. Establece tu propio sistema de ahorro para impuestos

Tú eres tu propio jefe, así que tú mismo eres el que debe hacerse responsable de separar mensualmente el monto que se destinará al pago de impuestos. Tú mismo tendrás que ser como el empleador de un trabajo tradicional que retiene los impuestos de los ingresos de sus trabajadores. Pero esa “retención” deberá consistir en separar tú mismo un porcentaje de tus ganancias cada mes. Se recomienda que esa separación de dinero esté entre el 20% y el 30% de lo que ingreses. Esto es una buena manera para planificar tus pagos de impuestos con anticipación, lo que ayudará a no enfrentar sorpresas desagradables al final del año fiscal.

5. Analiza si puedes aprovechar los planes de retiro y ahorro fiscal de tu localidad

En algunos países los trabajadores independientes pueden ir aportando desde temprana edad para su futuro retiro. La posibilidad de adscribirse a planes de retiro deducibles de impuestos trae un doble beneficio. El inmediato resulta en la posibilidad de deducir de los impuestos ese monto que se destina al plan de retiro. El beneficio de más largo plazo es precisamente la garantía de un retiro que asegura la vejez.

6. Planifica estratégicamente tus ingresos y gastos

Una clave importante en el proyecto de ahorrar impuestos y deducir gastos es tener presente los tiempos en que se hacen las cosas. De ahí que se recomiende que los ingresos y los gastos se planifiquen estratégicamente. Para optimizar tu carga fiscal en cada periodo, debes ajustar el momento en que reportas ingresos o gastos importantes. Por ejemplo, si desean reducir tu factura de impuestos para el periodo de fin de año, aprovecha ese momento para realizar compras deducibles.

7. Presta atención y no subestimes los gastos “hormigas”

Las hormigas son pequeñas, pero aun así son capaces de realizar grandes cambios; como mover un montículo de hojas de un lugar a otro, o hacer desaparecer el cadáver de alguna cucarachita que quedó en el camino, etc. La idea detrás de esto es la demostración de que las cosas pequeñas, pero constantes, pueden generar grandes cambios. Y esto es lo mismo que sucede con los gastos pequeños que se realizan diariamente, como son el cafecito de la mañana, un dulcecito, suscripciones a servicios digitales, etc. Esos gastos que creemos irrelevantes pueden llegar a ocasionarnos un gran hueco financiero pasado el tiempo. Y de seguro eso no es lo que vas a querer, así que controla tus gastos chicos y no dejes de registrar y deducir todos los gastos relacionados con tu trabajo.

Qué son los gastos hormiga y qué hacer para evitarlos

8. Considera la facturación electrónica y el uso de software especializado

La tecnología se desarrolla para facilitar los procesos y, además, en muchas ocasiones su uso también implica beneficios. Tal es el caso de los software especializados y la facturación electrónica. Ambos son muy útiles para mantener todo en orden y ayudan a reducir la comisión de errores. Incluso, el uso de la facturación electrónica a veces puede representar una ventaja financiera, ya que en algunas regiones se bonifica el uso de medios digitales para las gestiones fiscales. Asimismo, si en tu localidad es de obligatorio cumplimiento el empleo de la facturación electrónica, deberás ajustarte adecuadamente. Asúmelo como un beneficio y su uso se convertirá en tu aliado como trabajador independiente.

9. Mantente actualizado

Conforme pasa el tiempo y avanza la vida, las leyes van sufriendo cambios y actualizándose. Así que lo que ayer era de una manera, mañana puede ser de otra. En este sentido, es preciso que no pierdas de vista todos los cambios que tienen lugar en materia fiscal y de impuestos para los trabajadores independientes. No te des el lujo de que te tome por sorpresa una nueva regulación que luego implique un mayor gasto para ti. Así que mantente siguiendo a los sitios oficiales sobre leyes de tu localidad, expertos sobre el tema, así como también puedes suscribirte a boletines informativos. De esta manera siempre podrás estar al tanto de las novedades.

10. Contrata asesoramiento profesional

Bien sabemos que las cuestiones fiscales pueden llegar a ser un verdadero dolor de cabeza. Así que si en algún punto sientes la necesidad de contar con ayuda, no dudes en valorar la contratación de un profesional para que te asesore. Estos especialistas suelen ser de gran utilidad para los trabajadores independientes, ya que pueden ayudarles a identificar deducciones que quizás no sabían que existían y así evitar errores costosos.

Si te has propuesto realmente ahorrar impuestos y deducir gastos, estos consejos serán de especial ayuda para ti. Como trabajador independiente necesitas llevar el tema de los impuestos al día y optimizarlos al máximo. Así que pon a prueba estos tips y luego cuéntanos de tu experiencia.