Las mejores prácticas para administrar el flujo de caja en nuevas empresas

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Las empresas que comienzan su vida en el mercado tienen muchas esperanzas y desafíos por delante. Aunque algunas entran con la ingenua idea de que todo va a salir bien porque todo “está controlado”, la realidad muchas veces les golpea fuerte. Y es que, aunque tengan asegurado todo lo que está en sus manos, no pueden controlar los vaivenes del mercado. Ese exceso de confianza es el que muchas veces lleva a la quiebra a las empresas noveles en sus primeros periodos. Uno de los problemas que año tras años provoca esto es precisamente la dificultad con la administración del flujo de caja.

Unas palabras sobre el flujo de caja

Recordemos que el flujo de caja es ese indicador financiero que informa sobre las entradas (ingresos) y salidas (gastos) de efectivo de una empresa es un periodo concreto. En otras palabras, estos números van a informar la capacidad de una empresa para cubrir sus propias obligaciones y financiar su crecimiento. Esto a su vez estará apuntando hacia la liquidez y la salud financiera de un negocio.

El flujo de caja resulta una cuenta matemática básica en la que, si es positivo, se puede decir que la empresa ingresa más de lo que gasta, lo cual es muy bueno. Precisamente esto es lo que va a garantizar el crecimiento y la sostenibilidad de la empresa a largo plazo. De ahí la importancia de implementar una adecuada administración del flujo de caja.

Mejores prácticas para administrar el flujo de caja en nuevas empresas

Al hablar de nuevas empresas, tenemos que tener presente que, por lo general, estas poseen un capital inicial limitado y relativamente altas necesidades de inversión. Empezar de cero implica construir todo lo que queremos que sea nuestro negocio, y eso que queremos, muy probablemente no exista aún. Por esto, sin una buena gestión del flujo de caja, incluso las ideas más prometedoras pueden quedarse a medias antes de alcanzar su potencial. Entonces, para poder empezar con buen pie, las empresas deberán darle prioridad a la gestión adecuada de su flujo de caja. Para ello, repasemos algunas de las mejores prácticas para administrar el flujo de caja en nuevas empresas.

Conoce el ciclo de efectivo del negocio

Así como todas las personas son diferentes, lo mismo ocurre con los negocios. Cada empresa tiene un ciclo de efectivo único, que depende de muchos factores intervinientes, como la industria, el modelo de negocio y la estructura de costos. La comprensión profunda de este ciclo es básica para identificar en qué momentos hay mayores entradas y cuándo se esperan los gastos más grandes. Así, las empresas podrán saber cuánto tiempo tarda en recuperarse el dinero invertido, ya sea mediante ventas o a través de clientes recurrentes.

Conocer estos periodos críticos del negocio permitirá saber cuánta holgura para actuar posee la empresa en cada momento, siendo capaz de realizar pronósticos. Así será posible tomar las decisiones más convenientes cuando sea oportuno. En este sentido, se recomienda llevar un registro detallado de los flujos de entrada y salida en períodos específicos y observar los patrones que se crean en el tiempo. Teniendo esto, tu negocio podrá conocer su estado de flujo de efectivo y el pronóstico del mismo para periodos futuros.

Crea un presupuesto realista y ajústalo periódicamente

Crear un presupuesto es básico para casi todo lo que se proyecte una empresa, sobre todo en sus inicios. El presupuesto es una herramienta clave para controlar y proyectar el flujo de caja. Así, es posible saber cuánto podemos admitir gastar en cada acción, y cuánto debemos ingresar por cada concepto. Cuando los números comienzan a desajustarse, entonces hay que poner manos a la obra y analizar a tiempo qué está sucediendo, para corregirlo.

De ahí la importancia de un presupuesto realista y de su ajuste periódico. Esto último es fundamental para lograr la adaptación necesaria a los cambios que impone el mercado o la operación del propio negocio.

Optimiza los gastos

El negocio siempre va a tener gastos, pero la clave está en tratar de reducirlos y controlarlos bien. La emoción de la apertura y de los comienzos de un negocio puede hacernos gastar un poco más de lo necesario por la absurda idea del: “después se recupera”. Pero es que un gasto que no se controla no tiene manera de recuperarse, sobre todo cuando se invierte en áreas sin impacto inmediato en el crecimiento. Recuerda siempre que minimizar gastos es una de las prácticas más efectivas para mejorar el flujo de caja. En este sentido, se recomienda:

• Hacer de la tecnología tu aliada: Aprovecha las herramientas digitales disponibles que faciliten estas operaciones de control de gastos. Muchas veces son más económicas y eficientes que opciones tradicionales.
• Negociar con proveedores: Sabemos que estás iniciando, pero precisamente por eso trata de construir desde el inicio una relación de confianza y transparencia con tus proveedores. De esta manera, estarás más apto para solicitar descuentos por grandes volúmenes o condiciones de pago que favorezcan tu flujo de caja, como plazos más largos.
• Controlar el inventario: No te desesperes por tener tu inventario lleno de productos; la propia dinámica de tu empresa te comunicará cuáles de ellos realmente necesitan tener alta existencia en tu almacén. Recuerda que todos los productos no son iguales y no tienen los mismos niveles de rotación según la aceptación y demanda del cliente. Así que trata de mantener niveles de inventario adecuados, pues esto es lo que evitará gastos innecesarios en almacenamiento y asegurará mayor disponibilidad de dinero.

Implementa un sistema de cobranza eficaz

Está bien que brindes a tus clientes opciones de pagos flexibles que estimulen las ventas de tu negocio. Pero no te duermas en los laureles porque, aunque sabes que tus clientes te pagarán, no siempre tu negocio puede esperar tres meses para recibir su dinero. Recuerda que el flujo de caja depende no solo de cuánto vendemos, sino de cuándo recibimos el dinero. Así que idea desde el inicio un sistema de cobranza que estimule el pago temprano de tus clientes. Tu nueva empresa lo va a necesitar y de eso dependerá su supervivencia ese primer año. En este sentido:

• Define políticas de crédito claras y asegúrate de que los clientes las comprendan.
• Factura con prontitud cada trabajo. Si el proyecto se extiende en el tiempo, diseña una manera de facturar por etapas, ya sea semanalmente o mensualmente.
• Ofrece incentivos para estimular pagos anticipados o tempranos, como descuentos o beneficios adicionales.
• Automatiza un sistema de recordatorios de pagos para evitar demoras. Estos suelen ser muy efectivos ante los olvidos.
• Emplea herramientas de facturación automatizadas que ayudan a recibir el pago más rápido.

Prevé las necesidades de efectivo y ten un fondo de emergencia

Si ya conoces el ciclo de efectivo de tu negocio, te será más fácil prever las necesidades de efectivo que tendrá tu negocio en cada periodo. Anticiparse a esas necesidades te da un margen de actuación mayor para tomar decisiones. Una de las mejores formas de administrar y proteger anticipadamente el flujo de caja del negocio es tener un fondo de emergencia. Ya sabemos que este colchón financiero debe cubrir de tres a seis meses de gastos operativos. Por eso, debes empezar desde el primer día, y si estás en los comienzos del negocio, se aconseja tener esa reserva ya asegurada. Asimismo, también puedes pensar en una línea de crédito como reserva de efectivo que, a diferencia de los préstamos tradicionales, ofrece más flexibilidad en cuanto al destino de su uso. De cualquier manera, para prever eficazmente ten en cuenta:

• Realizar proyecciones de flujo de caja que incluyan escenarios pesimistas, optimistas y moderados.
• Mantener el fondo de emergencia en una cuenta de fácil acceso. Evita complicar mucho las cosas.
• Revaluar las necesidades de efectivo periódicamente para ajustar el fondo de acuerdo con el crecimiento de la empresa. Esto es importante porque con el paso del tiempo, puede que tu empresa comience a necesitar un crecimiento mensual mayor de su fondo.

Reinvierte estratégicamente las utilidades

Es una maravilla cuando nuestro negocio comienza a darnos jugosas utilidades. Sin embargo, debemos pensar muy bien qué es lo mejor para hacer con ellas. En este sentido, en lugar de reinvertir todas las ganancias en la expansión del negocio, destina una parte a una reserva de efectivo para fortalecer la liquidez. Recuerda que la clave está en encontrar el equilibrio adecuado entre reinversión y ahorro, especialmente en las primeras etapas del camino de tu empresa.

Revisa el flujo de caja sistemáticamente

Aunque parezca algo obvio, no pocas veces suele descuidarse. La supervisión continua del flujo de caja es fundamental ya que permite identificar desviaciones y corregir el rumbo a tiempo. Es una buena práctica para detectar si la empresa está gastando más de lo planeado o si hay problemas en la cobranza. Con esta previsión, se recomienda:

• Realizar reportes semanales de flujo de caja para evaluar la situación y evitar sorpresas a fin de mes.
• Comparar los flujos de efectivo reales con los proyectados y analizar las razones de cualquier discrepancia.
• Involucrar a todo el equipo en la revisión del flujo de caja y en el compromiso con la salud financiera del negocio.

Como puedes comprobar, es importante para tu nuevo negocio que mantengas un flujo de caja adecuado. De seguro no querrás que en los primeros meses tu barco ya empiece a tambalearse peligrosamente. Aunque bien se sabe que para una empresa nueva la administración adecuada del flujo de caja puede ser un reto, no es imposible. De hecho, una vez que se logra dominar esta habilidad se convierte en una ventaja estratégica para el negocio. Así que, si queremos sobrevivir los primeros tiempos y sentar las bases para un crecimiento sostenible a largo plazo, la clave está en mantener un flujo de caja saludable.