Consejos para optimizar la cadena de suministro y reducir costos en ecommerce

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Las diferentes empresas y negocios que se dedican al comercio electrónico tienen muchísimos retos a los que enfrentarse para poder crecer de manera sostenible. A medida que la competencia se intensifica, sus esfuerzos deben redoblarse para mantener su estatus en el mercado. Y uno de los desafíos a los que tienen que hacerle frente es sin dudas optimizar la cadena de suministro del ecommerce.

Cadena de suministro

La cadena de suministro en un ecommerce comprende todo el proceso que ocurre para que los productos que compras en una tienda online lleguen hasta tus manos. O sea, son todos esos pasos que deben sucederse para que un pedido llegue adecuadamente a quien lo solicitó. Empieza desde que la empresa consigue o fabrica los productos, pasando por etapas de almacenamiento y empaquetado, hasta que finalmente se envían a su destinatario.

Tomando el significado de su propia denominación, es como una “cadena” de pasos, que incluye:

• planificación (estructuración de las estrategias de producción y comercialización de la empresa),
• selección de proveedores (quienes fabrican o venden las materias primas o los productos terminados al negocio),
• producción (en el caso de que tu negocio produzca sus productos),
• almacenamientos (donde se guardan los productos terminados),
• recepción de pedidos (captura de todos los detalles del pedido),
• preparación de pedidos (verificación de disponibilidad del pedido, recogida del inventario, empaque y etiquetado adecuado),
• expedición (planificación del transporte y entrega del pedido al transportista),
• transportación y distribución (llevado del paquete hacia su destino, seguimiento y actualización del estado del envío, y entrega efectiva al cliente),
• gestión de devoluciones (procesamiento de las devoluciones o cambios del pedido, evaluación de los productos devueltos y reintegración al inventario si es posible),
• atención al cliente (aseguramiento del soporte post-venta y recogida de retroalimentación).

Todos los negocios, aunque diferentes, deben seguir ciertos pasos clave en la cadena de suministro, donde cada eslabón es crucial. Un fallo puede impactar la entrega o disponibilidad del producto, perjudicando la experiencia del cliente y generando pérdidas para la empresa. Por eso, es vital optimizar adecuadamente la cadena de suministro de tu ecommerce.

¿Por qué es importante optimizar la cadena de suministro de un ecommerce?

La optimización de la cadena de suministro en un ecommerce significa mejorar cada paso necesario para que los productos lleguen al cliente. Cada paso tiene el potencial de aumentar o reducir costos, influir en los tiempos de entrega y afectar la satisfacción del cliente. Ten en cuenta que cada etapa (como la compra de productos, el almacenamiento o el envío) tiene un costo asociado, ya sea por pagar a proveedores, por almacenar los productos o por llevarlos hasta el cliente.

Entonces, no cabe duda que si la empresa optimiza estos pasos, puede ahorrar dinero. Tan solo hazte la idea que:

• si compras la cantidad de productos correcta, evitas los sobrantes, lo cual ahorra espacio y dinero en almacén;
• si negocias tarifas de envío con varias empresas, puedes llegar a conseguir opciones más baratas;
• entre otras.

Estos ejemplos ayudan a ilustrar la importancia que reviste la optimización de la cadena de suministro para reducir costos. Al reducir los tiempos y gastos que implican cada etapa, el ecommerce puede ofrecer mejores precios al cliente, invertir en otras áreas, o simplemente ser más rentable. Entonces, optimizar la cadena de suministro es como hacer que todo funcione de forma más eficiente, gastando menos en cada paso y, en última instancia, reduciendo el costo total de operar nuestro ecommerce.

Consejos para optimizar la cadena de suministro y reducir costos en ecommerce

Según diversos estudios especializados, entre ellos el de la Asociación de Gestión de la Cadena de Suministro, optimizar la cadena de suministro puede ayudar a las empresas a reducir sus costos operativos hasta en un 15%. Entonces, si como empresa queremos reducir nuestros costos, una manera efectiva de hacerlo es mediante la optimización de la cadena de suministro de nuestra empresa. Y pensando en esto, ponemos a tu consideración algunos consejos para llevar a cabo este propósito.

Analiza tu cadena de suministro

Si queremos hacer cambios importantes en nuestra cadena de suministro que sean en beneficio del negocio, debemos conocer primero todas las etapas y procesos involucrados. De ahí que el primer paso siempre deba ser el análisis de las características de la propia cadena de suministro. Partiendo de sus particularidades y necesidades, es posible entonces identificar las áreas que generen mayores gastos, así como las potencialidades de mejoras que posee. En función de ello, podrás entonces planificar las mejores estrategias a implementar para optimizar cada proceso involucrado.

Realiza una buena selección de proveedores

No se trata de seleccionar los proveedores que tengan fama de ser los mejores, sino de escoger aquellos que serán más beneficiosos para tu negocio. Recuerda que de tus proveedores depende la calidad, disponibilidad y precio de tus productos. Así que busca aquellos que ofrezcan calidad constante, precios competitivos y una comunicación eficiente. En tu selección, evalúa también los tiempos de entrega de cada proveedor, los términos de pago, la capacidad de respuesta y la estabilidad financiera. Asimismo, también cultiva colaboraciones y relaciones a largo plazo con proveedores de confianza. Esto te resultará muy útil para poder negociar con ellos acuerdos y descuentos que te brinden mejores condiciones de pago y precios. Sin dudas, esto se revertirá en menores costos para tu negocio.

Por supuesto, no te restrinjas a un solo proveedor; la recomendación siempre es diversificar tus proveedores. Así, no solo podrás minimizar el riesgo de interrupciones en tu cadena de suministro, sino que además siempre tendrás oportunidad para negociar precios más competitivos.

Implementa la tecnología como herramienta clave

La tecnología deberás verla siempre como el aliado al que acudir para mejorar las condiciones de tu negocio. En la actualidad mucho se ha avanzado en términos de tecnologías que ayudan al desarrollo efectivo de los procesos de un negocio. Si lo que quieres es optimizar tu cadena de suministro para reducir costos, deberías valorar los softwares disponibles para la gestión de los procesos de dicha cadena. Por si fuera poco, puedes apoyarte en las soluciones de inteligencia artificial para optimizar los procesos de toma de decisiones. Así que la recomendación es invertir en soluciones tecnológicas que se integren con tu plataforma de ecommerce para facilitar el flujo de información entre ventas, inventario y abastecimiento. En este sentido, puedes valorar:

Implementar un sistema de gestión de inventario

Esta herramienta permite rastrear el inventario en tiempo real, gestionar reordenamientos automáticos y analizar patrones de demanda. Con estas funcionalidades, podrás evitar el exceso de existencias, así como reducir las posibilidades de falta de stock. Ambos extremos siempre serán malos, porque el exceso de existencias te generará costos adicionales, ya sea de adquisición, almacenamiento, transportación, etc. Por otro lado, un inventario insuficiente te puede llevar a incurrir en retrasos en la entrega de pedidos y, a su vez, en la pérdida de clientes.

Implementar estrategias de rotación de inventario

Adoptar estrategias como First In, First Out (FIFO) o Last In, First Out (LIFO) es esencial para gestionar de manera eficiente los productos almacenados. Estas técnicas ayudan a evitar que los artículos se deterioren o queden obsoletos al garantizar que los productos más antiguos se vendan primero. Integrar estas estrategias dentro de un sistema tecnológico permite automatizar su aplicación, reduciendo errores humanos y mejorando la precisión en la gestión del inventario. Esto no solo protege tus márgenes de ganancia, sino que también es una práctica fundamental para optimizar la cadena de suministro de tu ecommerce, al garantizar que los productos se muevan de manera fluida y eficiente.

Implementar el método Just-In-Time (JIT)

El método “Justo a tiempo” es una estrategia altamente efectiva para reducir costos y riesgos asociados al almacenamiento. Con esta metodología, recibes los productos únicamente cuando los necesitas, lo que disminuye significativamente los costos de mantenimiento de inventario y el riesgo de obsolescencia. Al integrar JIT en tu operación mediante herramientas tecnológicas avanzadas, puedes prever la demanda con mayor precisión y sincronizar tus pedidos con los tiempos de producción y entrega. Esto no solo te ayuda a optimizar la cadena de suministro del ecommerce, sino que también mejora la flexibilidad y capacidad de respuesta de tu negocio frente a cambios en el mercado.

Valorar la necesidad de otras tecnologías avanzadas

Existen otros sistemas tecnológicos igualmente útiles. Algunos de ellos son: el sistema de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) cuyo enfoque se dirige a la optimización de las operaciones logísticas dentro de un almacén. Por otro lado, puedes valorar la utilidad del sistema para la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) el cual está enfocado en ayudar a las empresas a gestionar y automatizar sus procesos de negocio.

Utilizar análisis de datos para predecir la demanda

Emplea herramientas de análisis de datos para capturar información necesaria y valiosa sobre el comportamiento de los clientes y el funcionamiento de la cadena de suministro. Anticiparse a la demanda puede reducir considerablemente los costos. Así que analiza datos históricos, patrones de compra y tendencias de mercado para prever la demanda con mayor precisión, lo que permitirá planificar la producción y el inventario de manera óptima. Se recomienda emplear herramientas de análisis predictivo que tomen en cuenta datos estacionales, comportamiento del consumidor y eventos especiales, como el Black Friday o la Navidad, para ajustar tus proyecciones.

Automatizar procesos

Siempre que sea posible, se recomienda hacer uso de procesos automatizados dentro de la cadena de suministro de tu ecommerce. De esta manera, la automatización ayudará a controlar la información sobre los procesos, así como facilitar sus flujos.

Optimiza cada proceso dentro de tu cadena de suministro

Si lo primero que realizaste fue analizar tu cadena de suministro completa, es hora entonces de ir proceso por proceso para decidir qué se puede hacer para optimizarlos. Siempre es posible hacer algo para mejorar la forma en que se realizan las cosas. Aquí te brindamos algunos ejemplos puntuales de procesos que pueden optimizarse dentro de una cadena de suministro:

• Almacenamiento. La ubicación y el diseño de tu almacén pueden tener un gran impacto en la eficiencia de la cadena de suministro. Asegúrate de que los productos se almacenen de forma estratégica para reducir los tiempos de búsqueda y preparación de pedidos. Valora la implementación de soluciones como cintas transportadoras, clasificadores automáticos y sistemas de picking robóticos. Estos pueden acelerar el proceso de preparación y reducir los costos laborales.
• Envío/Transportación. Los costos de envío son una de las áreas donde los negocios de ecommerce suelen gastar más. Negociar tarifas con las compañías de transporte y explorar opciones de envío compartido o consolidado puede ayudar a reducir estos costos. Busca formas de optimizar el transporte, como rutas más eficientes, y negocia tarifas competitivas con tus proveedores de transporte. Además, trabaja con varias empresas de transporte para que tengas mayor flexibilidad; así podrás seleccionar la opción más económica en función del destino y tipo de producto. Asimismo, ofrece opciones de envío ajustadas a la velocidad que el cliente prefiera. Muchas personas prefieren pagar menos y esperar más tiempo si no necesitan su pedido de inmediato, lo que puede reducir los costos de envíos urgentes.
• Distribución. Considera el uso de centros de distribución cercanos a tus principales zonas de venta, lo que permite una entrega más rápida y económica.

Externaliza fases de la cadena de suministro

Ya vimos que la optimización de cada proceso dentro de la cadena de suministro de tu negocio te ayudará a reducir los costos. Pero, ¿y si pudieras prescindir de algunos de esos procesos? Tal como lo lees, es posible que tu negocio siga funcionando sin la necesidad de cargar con la responsabilidad de algunos de esos procesos dentro de dicha cadena. No te alarmes, visualiza el siguiente escenario. Si tienes un ecommerce, muchas veces no eres, ni te es necesario ser, el dueño de los productos que vendes. Por lo tanto, no precisas almacenarlos y tampoco entregarlos. Bastan con enviar la orden del pedido, sus características de envío y la dirección de destino para que las otras empresas responsables de estas funciones ejecuten su labor.

Como puedes figurarte, esto es posible, y ayuda a reducir costos y a simplificar el proceso. Muchas empresas recurren a la tercerización de servicios logísticos (3PL) que ofrecen almacenamiento, gestión de inventario y distribución en un solo paquete, permitiendo que el negocio se concentre en la venta y el marketing. No obstante, aunque esta puede ser una excelente alternativa, siempre evalúa cuidadosamente los costos y beneficios de la externalización. Si decides externalizar, asegúrate de elegir socios confiables y con experiencia en ecommerce para garantizar una operación eficiente. De nada te servirá si tus socios no logran rendir según precisa tu negocio.

Implementa políticas de devoluciones eficientes

Las devoluciones son inevitables en ecommerce, y de hecho son muy frecuentes. Por eso, su gestión adecuada puede reflejarse en la reducción del impacto en la rentabilidad. Un proceso de devolución ágil y automatizado, con políticas claras y justas, puede ahorrar tiempo y dinero. Además, acompaña estas acciones con un análisis de las razones de las devoluciones. Esto puede ayudarte a identificar áreas de mejora, ya sea en la calidad del producto, la descripción en el sitio web o los procesos de empaque y envío. Considera también ofrecer opciones de devolución, como puntos de entrega o recogida en casa, y utiliza sistemas de devolución automatizados para agilizar el proceso.

Implementa la sostenibilidad como estrategia de reducción de costos

Cuando hablamos de sostenibilidad en la cadena de suministro no solo se habla desde el punto de vista ambiental; sino también como estrategia para reducir costos operativos. Minimizar el uso de materiales de empaque, optar por embalajes reciclables y reducir los desperdicios puede hacer que tu cadena de suministro sea más eficiente y económica. Además, la sostenibilidad como política es una tendencia muy bien valorada por los consumidores, quienes están dispuestos a pagar un poco más por productos de marcas que se preocupan por el medio ambiente. La recomendación es evaluar el impacto ambiental de cada parte de tu cadena de suministro y buscar proveedores y soluciones que ayuden a reducir la huella de carbono. Esto no solo reduce costos, sino que mejora la imagen de tu marca ante los consumidores.

Como puedes percatarte, hay muchas aristas en las que se puede trabajar para optimizar la cadena de suministro de tu ecommerce. Analiza las opciones que tienes en tu caso concreto y realiza los cambios que mejor se ajusten a tu realidad. Recuerda que mejorar cada aspecto de la cadena de suministro puede ayudarte a reducir gastos innecesarios y, al mismo tiempo, mejorar la experiencia del cliente. En un mercado tan competitivo como el ecommerce, quienes logren encontrar este equilibrio tendrán una ventaja decisiva.