Potencia tu Éxito Financiero: optimiza tus relaciones con proveedores y mejora tus finanzas

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¿Alguna vez te ha sido difícil lidiar con algún proveedor? Ojalá la respuesta sea no, pero es muy probable que durante el funcionamiento de tu empresa te hayas topado con ciertas dificultades en las relaciones con tus proveedores. ¿Por qué? Pues, podría decirse que por muchas razones. Puede que te hayas atrasado en tus pagos, o hayan ocurrido malentendidos en algún proceso, o por problemas en la orden de compra, o en los tiempos de entrega, entre otras razones. En cualquier caso, estas situaciones hablan de una subvaloración o descuido de la relación entre empresa y proveedores. Por ello, en esta ocasión nos proponemos profundizar en la importancia de este tema y en cómo optimizar la relación con los proveedores y mejorar las finanzas.

¿Qué es la gestión de relaciones con los proveedores?

Como su nombre lo indica, la gestión de relaciones con los proveedores (Supplier Relationship Management o SRM) implica una optimización de las relaciones que sostiene toda empresa con sus respectivos proveedores de bienes y servicios. Esto conlleva una serie de pasos y estrategias que ayudan a cultivar contactos con los proveedores. Su objetivo último es incrementar el valor que aportan los proveedores en la cadena logística de tu empresa y potenciar la rentabilidad del negocio. Como parte del trabajo constante de una empresa, cuidar las relaciones con quienes le suministran las materias primas que precisa para realizar su función es una de las tareas que pudieran considerarse básicas en este medio.

Analizándolo en perspectiva, el cumplimiento de los tiempos de entrega o la calidad de las materias primas (por solo citar dos ejemplos) pueden comprometer muy seriamente el trabajo de tu empresa y su permanencia en el mercado. Tan solo imagina haber planificado una determinada producción para cierta fecha, y tener que parar porque tu materia prima no pudo llegar como era debido. No solo no puedes producir, sino que también quedas mal con tus clientes y tu reputación, además de tus finanzas, termina saltando por la borda.

Procesos de la Gestión de Proveedores

La gestión de proveedores atraviesa todos los procesos por los cuales empresa y proveedor tienen que pasar. A grandes rasgos, estos procesos suelen ser:

• Estudio y selección de proveedores (en función de la necesidad y capacidad de compra de la empresa).
• Segmentación y clasificación de proveedores (en función de la calidad del producto, de cuánto se ajusta a las necesidades de la empresa, el nivel de riesgo, el precio, etc.; logrando así identificar cuáles serían los proveedores estratégicos, los tácticos y los trasversales)
• Negociación inicial y elaboración de estrategia (aquí empresa y proveedor se ponen de acuerdo con respecto a las necesidades comerciales, las expectativas, el cumplimiento, los tiempos, etc.).
• Acuerdo mutuo y firma de contrato.
• Creación y envío de órdenes de compra.
• Recepción de bienes y/o servicios.
• Registro de facturas.
• Pago a proveedores.
• Comunicación y administración de entregas y pagos.
• Seguimiento del acuerdo, control del cumplimiento de las obligaciones y evaluación del desempeño.

¿Cómo optimizar la relación con los proveedores y mejorar las finanzas?

Una adecuada gestión de las relaciones con los proveedores garantiza una reducción considerable de los riesgos de falla, al tiempo que agrega valor a la cadena de suministros. Como empresa, necesitas que tu relación sea la mejor posible con aquellos de los cuales dependes para poder producir. Por ende, para que tu empresa no sufra las consecuencias derivadas de las dificultades con los suministradores y no se vean afectadas tus finanzas, puedes optar por tomar medidas encaminadas a evitar esta situación. Por ello, te brindamos una serie de recomendaciones que puedes considerar como buenas prácticas en tu relación con los proveedores.

Estudia y selecciona los proveedores adecuados

No siempre la opción más atractiva es la mejor. Antes de establecer una relación con un nuevo proveedor, realiza tu debido estudio sobe él. Explora su experiencia en el sector, su campo de especialización y su situación financiera. Busca referencias de trabajos anteriores y siéntate a conversar con él para realizar el primer acercamiento. Es preciso que conozcas lo mejor posible a tu proveedor potencial antes de dar cualquier paso. Solo así podrás tomar decisiones basadas en hechos. Recuerda que para lograr las necesarias alianzas estratégicas es preciso encontrar proveedores con objetivos comunes que creen y sumen valor a tu empresa.

Considera a tus proveedores como socios estratégicos

Cuando se logra integrar a una persona en un proyecto, mayores garantías se generan en torno al éxito del mismo. En este sentido, si buscas generar con tus proveedores una relación saludable desde ambos sentidos, necesitas hacerles sentir que no son meros suministradores de tu negocio. Bríndales la oportunidad de ser parte de tu empresa, de compartir momentos importantes, involúcralos en la toma de decisiones, solicítales sus comentarios y críticas constructivas. Considéralos como una pieza importante en tu negocio (que de hecho lo son) y haz que así lo sientan. De esta manera, se podrán lograr resultados mutuamente beneficiosos, lo cual ayuda en la resolución de problemas y estimula la innovación.

Realiza tus pagos puntualmente, no descuides tus cuentas por pagar

Bien sabes que cuando el dinero está de por medio, el mínimo inconveniente o dificultad con él causa mella en cualquier tipo de relación. Ponte en el lugar del otro, si alguien debe pagarte por una mercancía que le suministraste y no te paga en los plazos establecidos, ¿cómo te sentirías? Pues así mismo se siente todo proveedor, sobre todo teniendo en cuenta que de tu pago depende el avance de su negocio.

Es necesario que prestes especial atención a tus cuentas por pagar, recuerda que de eso depende tu flujo de caja y tu capital circulante, elementos cruciales desde el punto de vista financiero. Una mala gestión de ellas, lo que es igual a una mala gestión de tu relación con tus proveedores, puede derivar en dificultades importantes dentro del ciclo de tu negocio, en términos de planificación, compras, producción y ventas.

En este sentido, adopta la costumbre de realizar tus pagos en tiempo, o incluso antes. Eso te hará ver como una empresa confiable y sólida, con la que vale la pena mantener relaciones comerciales. Sé estable en este aspecto y podrás ir ganándote, merecidamente, la consideración de tu proveedor como un cliente responsable. Si por alguna contingencia prevés que pueda ocurrir algún retraso en el pago, comunícalo con tiempo, sé sincero, explica las razones, y negocia la reprogramación del mismo para evitar afectaciones mayores.

Mantén una comunicación clara

Una buena comunicación es la base de una buena relación. Necesitas establecer estrategias que faciliten la comunicación abierta, transparente y regular con tus proveedores. Puedes apoyarte en herramientas que te faciliten el intercambio directo con ellos para así agilizar procesos, como por ejemplo, el envío de documentos y facturas, órdenes de compra, recuento de inventario, etc. Se necesita claridad y precisión en todas estas cuestiones, para así disminuir la probabilidad de ocurrencia de dificultades y malentendidos evitables.

Brinda una atención personalizada a cada proveedor

Todas las personas son diferentes, por lo que el trato hacia cada una debe estar en correspondencia con sus características. Si quieres llegar a establecer una relación sólida y productiva con tus proveedores, precisas tener el tacto de tratarlos como ellos se merecen. Es probable que debas delegar esa tarea a algún miembro de tu empresa que se especialice en cada cliente. Así, podrán recibir la atención que se merecen y no correrás el riesgo de descuidar a ninguno. Para esto, lo más recomendable es establecer un programa de gestión de proveedores. Con este, quedarán estructurados los objetivos y metas a lograr, los pasos a seguir, el cronograma de acciones, el alcance, etc. En definitiva, mayor claridad para el trato con cada proveedor.

Realiza una evaluación y seguimiento de resultados claves

Para saber si la relación con cada proveedor está funcionando, es preciso realizar una evaluación periódica sobre su respectivo rendimiento. Esto resulta muy útil para la empresa ya que permite identificar los proveedores más confiables y con los que vale la pena fortalecer la relación comercial. Asimismo, permite a los equipos de compra identificar la pertinencia de cada proveedor o la necesidad de buscar nuevos.

Manejo cuidadoso y justo de errores y problemas

Entrar en el juego de echar la culpa cuando ha ocurrido algún problema, no lo soluciona, más bien lo empeora y puede dar al traste con una buena relación de negocios. Lo más recomendable es analizar la situación de manera crítica y asumir la dosis de responsabilidad que le corresponde a cada agente involucrado. Reconocer los errores y asumirlos demuestra respeto y valía.

Mantén en vigilancia tus gastos

Aun sabiendo cuáles son nuestros proveedores y cuál es el debido proceso de compra, muchas veces un porciento considerable de nuestros gastos queda fuera de este proceso. En otras palabras, podemos realizar adquisiciones que están fuera del alcance de lo establecido por la política de gastos de la empresa para cada periodo. Cuando esto ocurre, se ponen en riesgo todos nuestros compromisos de pago porque se afecta el flujo de efectivo de nuestro negocio. En este sentido, podemos correr el riesgo en incurrir en impagos o morosidad en el pago a nuestros proveedores, lo que atenta contra la buena relación que debemos mantener con ellos. Para evitar esto, tenemos que ser cuidadosos y velar por el cumplimiento de la planificación de nuestros gastos, respetar nuestros compromisos y evitar extralimitarnos.

Apóyate en la tecnología

Existen numerosas herramientas digitales de gestión de proveedores que hacen mucho más sencillos los procesos entre empresa y proveedor. Valora la posibilidad de implementarlas en tu negocio para optimizar y potenciar la eficiencia en dicha relación. Contar con un SRM en tu negocio puede imprimir la dosis de competitividad que tu empresa necesita. Pero como siempre, eso está en función de las posibilidades reales y necesidades de cada cual.

Concluyendo…

En síntesis, el éxito de tu empresa depende en gran medida de cómo gestionas tus relaciones con los proveedores. La selección sabia, la comunicación efectiva y la responsabilidad financiera son los pilares para mantener una base sólida. Aprovecha la tecnología para hacerlo más sencillo y eficiente. Al optimizar estas relaciones, no solo evitarás complicaciones, sino que también impulsarás tu crecimiento y estabilidad económica. ¡No subestimes el poder de una gestión de proveedores eficaz!