Cómo implementar un sistema de facturación electrónica en tu mipyme

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Dar el salto hacia un sistema de facturación electrónica en tu mipyme puede significar una gran ventaja en términos de gestión y eficiencia. No solo se logra una mayor agilidad en las transacciones comerciales, sino que también contribuye con el cumplimiento de las disposiciones legales desde el punto de vista fiscal. Los procesos administrativos se ven favorecidos y, por si fuera poco, se reducen considerablemente los costos operativos.

Sin lugar a dudas, la facturación electrónica no solo implica una simple modernización de nuestra mipyme o un cumplimiento a ciegas de los modos de hacer contemporáneos. Por el contrario, la implementación de un sistema de facturación electrónica imprime a nuestro negocio una notable agilidad e integración de procesos dentro el flujo natural de operaciones. Por esta razón, decidirse por la facturación puede ser una sabia decisión. Pero, ¿de qué hablamos concretamente cuando nos referimos a un sistema de facturación electrónica?

¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Un sistema de facturación electrónica no es más que un software que permite digitalizar, agilizar y optimizar los procesos comerciales relacionados con las ventas de un negocio, por medio de documentos electrónicos fiscales. Los sistemas de facturación electrónica emiten facturas digitales sobre la base de una estructura determinada que cumple los requisitos legales y fiscales establecidos por las leyes del país o región.

Estos sistemas son soluciones electrónicas creadas por diversos proveedores tecnológicos para potenciar el desarrollo empresarial. Pueden ser sistemas offline o basados en la nube, cada uno con sus características particulares. Por lo general, estos sistemas emiten, recepcionan y envían facturas, almacenan información, gestionan la contabilidad, establecen controles de gastos, generan informes sobre la base de las disposiciones fiscales, entre otras funcionalidades sumamente útiles.

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Cómo implementar un sistema de facturación electrónica en tu mipyme

Tomar la decisión de implementar un sistema de facturación electrónica en tu mipyme requiere que tengas en cuenta una serie de elementos que son vitales para su establecimiento exitoso. A continuación ponemos a tu consideración aquellos que no puedes descuidar en este proceso.

Capacitación del personal en facturación electrónica

No basta con decidirse a implementar un sistema de facturación electrónica en tu mipyme si no capacitas debidamente al personal que trabajará directamente con ese sistema. De no cuidar este aspecto, puede que tu decisión sea catastrófica y termines perdiendo todo lo invertido. Lo más recomendable es comenzar a capacitar a tu personal con antelación, adiestrándolos en el manejo del sistema y preparándolos para que, una vez implementado, el cambio no sea tan abrupto. Si es preciso, contrata a entidades pertinentes especializadas para ayudarte en un adecuado proceso de capacitación. Tus trabajadores lo agradecerán y tu mipyme también.

«El sistema de facturación electrónica ha sido una verdadera revolución para nuestro negocio. Ahora podemos enviar facturas a nuestros clientes de forma instantánea, reduciendo los tiempos de entrega y evitando errores en la documentación. Además, hemos optimizado nuestra gestión contable, ahorrando tiempo y recursos. Sin duda, esta implementación nos ha brindado una ventaja competitiva y nos ha permitido mejorar la satisfacción de nuestros clientes.»

Sofia Oliveira, Gerente de Ventas, Brasil

Obtener un certificado digital

Vas a necesitar un certificado digital que constituya la firma electrónica de tu mipyme. Esta será la encargada de validar la autenticidad y veracidad de los documentos que se generen en tu negocio. De esta manera, todo documento o factura generado que contenga tu firma digital estará respaldado con validez legal tanto para los clientes como para las instituciones oficiales. Para obtener la firma digital, deberás solicitarla a la entidad certificadora autorizada para ello. Investiga en tu país cuáles son las oficiales para que no comtas el error de solicitarlo a alguna cuyo protocolo no se ajuste a las normativas legales vigentes en tu país.

Estudia los sistemas disponibles y selecciona el más adecuado

Ahora te corresponde nadar dentro de un mar de opciones y escoger el sistema indicado para tu mipyme. Todos los sistemas tienen sus puntos ventajosos y otros menos atractivos. Tu tarea será estudiarlos sobre la base de las necesidades concretas de tu negocio. Solo así sabrás qué funcionalidades no deben faltar, así como aquellas de las que puedas prescindir por no necesitarlas. Analiza las características concretas de tu mipyme, y también piensa con perspectiva futura; pues puede que lo que no uses hoy, mañana te sea imprescindible. Así que sopesa las opciones disponibles y escoge el sistema de facturación electrónica que mejor se ajuste con las características de tu negocio. Por si fuera poco, no dejes de comprobar, antes de contratar un sistema, que el escogido está aprobado por las autoridades de tu país.

Realiza los registros pertinentes

En función del país donde te encuentres, es probable que debas realizar determinados registros que te habiliten como facturador electrónico. Asimismo, también es posible que debas registrar el software que has escogido para trabajar. Todo esto te dará autorización para comenzar a operar en la modalidad de facturación electrónica.

«Implementar un sistema de facturación electrónica en nuestra empresa de consultoría ha sido una ventaja significativa. La facilidad de generar y enviar facturas digitalmente nos ha permitido agilizar el proceso de cobro y mejorar la gestión de cuentas por cobrar. Además, hemos reducido la cantidad de papel utilizado y el tiempo dedicado a tareas administrativas. Estamos encantados con los resultados y la eficiencia que nos ha brindado esta tecnología.»

Martin Chen, Propietario de Chen’s Electronics, Estados Unidos

Auditorías frecuentes

Ya cuando tu sistema de facturación electrónica esté implementado y estés gozando de las ventajas de la emisión de facturas electrónicas, no olvides realizar auditorías periódicas. Así podrás detectar posibles deficiencias y optimizar el sistema siempre que sea necesario.

Como ves, si bien puede parecer algo trivial la simple decisión de pasar a la facturación electrónica, no es del todo sencilla. Precisas tener presente que la transición puede llevar tiempo y esfuerzo, sobre todo para entrenarte en este nuevo formato de facturación, y a su vez adiestrar a tus trabajadores a la nueva tecnología. Por otro lado, el tema de los registros legales y fiscales deberán estar en orden, pues de seguro no querrás pasar ningún susto en lo que a estos temas se refiere. Eso sí, no cabe dudas que llegarás a beneficiarte de la agilidad y eficiencia que este tipo de soluciones tecnológicas proveen a los negocios