Facturación electrónica

La digitalización de la sociedad avanza a pasos agigantados y muchos son los sectores que estratégicamente incorporan a su negocio esta forma de gestión. La facturación electrónica es una prestación que lleva empleándose poco más de una década y con muy buenos resultados.

En términos objetivos, la facturación electrónica o e-invoicing, es un documento generado electrónicamente y por ende en formato digital, que tiene el mismo valor legal que una factura impresa. Su contenido es exactamente el mismo que exige la ley a un documento de este tipo. No obstante, cuenta con condiciones de seguridad que permiten corroborar su origen y autenticidad, como un sello o firma digital; además contiene un folio que muestra el número de la transacción realizada.

Se puede pensar que la factura electrónica no es más que la conversión a formato digital de la misma factura impresa a la que estamos acostumbrados. Sin embargo, este tipo de factura se emite por software especializados en ello y que automatizan todos los procesos. Con solo añadir una serie de datos queda elaborada la factura y se procede a realizar los siguientes pasos de este proceso. No obstante, hay que tener siempre presente que la factura debe cumplir con los requisitos legales establecidos por cada país o región donde se encuentre.

La facturación electrónica se ha posicionado de tal manera que poco a poco ha ido desplazando a la factura en papel. No solo está resultando ser muy beneficiosa en el mundo de las grandes empresas; sino también para las pequeñas y medianas empresas (pyme) y para ciertas personas naturales. En algunos casos, la transición ha sido paulatina de acuerdo a la necesidad y a la adquisición de los medios necesarios. Así, poco a poco, ha llegado a ser incluso un requerimiento legal en muchos países, como México y Argentina.

Ventajas

Sin lugar a dudas, la facturación electrónica integra en sí misma una serie de ventajas que resultan muy atractivas y hacen que gane cada vez más adeptos. Algunas de estas ventajas son:

Reducción de costos: es evidente que si la facturación electrónica ya no requiere del entramado de impresiones en papel, tinta, dispositivo de impresión, etc., la reducción de la inversión en ese sentido es notable. Asimismo, se eliminan los gastos de los cargos por envíos postales, el mantenimiento de los archivos en papel, de los equipos de impresión y sus materiales necesarios, etc.

Rapidez: al ser digital la facturación, el tiempo que se emplea en esto pudiera compararse con lo que tardan “unos cuantos clicks”. Además, el hecho de que toda la información necesaria esté recogida en la base de datos de un software que es el que emite la factura, hace que estos procesos sean, en gran medida, automáticos, y por ende, rápidos.

Seguridad: la factura electrónica posee una serie de campos que deben ser llenados afinadamente. Entre ellos, se encuentra la firma digital, que es única e irrepetible, lo cual garantiza la integridad y originalidad del documento. De esta manera, contribuye a evitar las posibles falsificaciones y los delitos fiscales.

Disminución de errores: la factura se emite por un sistema que contiene toda la información necesaria, y la mínima que no posee la introduce cuidadosamente la persona que gestiona el software. De esta manera, las posibilidades de errores y excepciones se reducen significativamente al igual que los engorrosos procesos que le siguen a los errores.

Simplificación de procesos: la digitalización repercute directamente en la simplificación de los procedimientos, y lo mismo sucede en el caso de la facturación electrónica. Concretamente, se maximiza el aprovechamiento del tiempo en otras funciones necesarias, agiliza los trámites, optimiza el almacenamiento o la búsqueda de la información, contribuye al cumplimiento de los tiempos y el aprovechamiento de ofertas de descuento por pago anticipado, entre otros. En definitiva, contribuye directamente a la eficiencia.

Validación automática: al enviarse las facturas a través de una red de negocio digital, pueden ser validadas automáticamente antes de ser registradas para pago. Esto es gracias a que en ese proceso se cotejan con reglas de negocio y datos relacionados.

Control sobre la documentación: al contar con una base de datos digital donde toda la información está bien organizada y almacenada, se pueden realizar las búsquedas necesarias sin que esto implique una dificultad. Al mismo tiempo, se reduce el riesgo de pérdida o extravío de documentos que suele ocurrir en el almacenamiento físico, así como la tardanza para la localización de determinada información.

Optimización del servicio con el cliente: se agiliza el flujo de información y el proceso de facturación es inmediato. Asimismo, brinda la seguridad que el cliente busca.

Integración con otras aplicaciones: la facilidad de operar los datos de las facturas con otras aplicaciones a modo de realizar análisis de todo tipo es sin lugar a dudas muy ventajoso. Al estar digitalizados los datos, pues este proceso se torna mucho más sencillo.

Contribuye con la protección del medio ambiente: aunque pueda parecer algo simple, la digitalización permite la eliminación del uso excesivo del papel; y de esta manera, se está ayudando también a la sostenibilidad y al cuidado del medio ambiente.

Desventajas

No obstante las variadas ventajas que posee la facturación digital (y que aún pudieran mencionarse otras tantas) también pueden identificarse determinados elementos poco atractivos. En este sentido, se consideran como desventajas:

  • El destinatario de la factura necesita poseer los conocimientos y equipos necesarios para recibir una factura electrónica. De lo contrario, no podrán procederse por esta vía.
  • El destinatario necesita ser informado con antelación de que la facturación será digital, precisamente para prever contratiempos o dificultades.
  • Aunque algunos software de facturación digital son gratuitos, pero otros no lo son. Así que tendrá que analizar primero cuáles son las características de su negocio, y valorar cuál de las múltiples opciones que ofrece el mercado se ajusta más a sus necesidades.
  • Algunos sistemas o procesos dentro del sistema pueden presentar dificultades o tardar algunos minutos.

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