¿Cómo optimizar el capital de trabajo para mejorar la liquidez?

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El desarrollo de una empresa depende de la capacidad de sus dueños para gestionarla eficazmente, navegando tanto por dificultades como por oportunidades en el mercado. Por ejemplo, si una empresa enfrenta una emergencia financiera y tiene su dinero invertido en productos, o si surge la oportunidad de adquirir un producto a buen precio, pero carece de liquidez, se encuentra estancada. En estas situaciones, el concepto clave que todos los dueños deben entender y gestionar para mejorar su liquidez es el capital de trabajo.

¿Qué es el capital de trabajo?

El capital de trabajo representa los recursos financieros con los que cuenta una empresa para operar en el día a día. Entendamos que una empresa tiene gastos que realizar diariamente para financiar sus actividades normales, como pueden ser el pago a proveedores, el pago de salarios, los gastos operativos, entre otros. El capital de trabajo está compuesto por:

• Activos corrientes: son los activos que pueden convertirse en efectivo en un periodo corto de tiempo, generalmente dentro de un año. Estos incluyen:
  • cuentas por cobrar (que son el dinero que deben los clientes),
  • inventarios,
  • efectivo disponible, etc.

• Pasivos corrientes: estos son las obligaciones financieras que la empresa debe pagar en un corto plazo. Aquí se encuentran:
  • cuentas por pagar a los proveedores,
  • salarios pendientes,
  • impuestos a pagar,
  • deudas a corto plazo, etc.

Entendiendo esto podemos decir que el capital de trabajo es la diferencia entre los activos corrientes y pasivos corrientes de una empresa. Cuando esta diferencia es positiva indica que la empresa tiene suficientes activos corrientes para cubrir sus obligaciones a corto plazo. En otras palabras, la empresa cuenta con liquidez para cubrir sus necesidades, lo que también se traduce en estabilidad financiera.

¿Cómo optimizar el capital de trabajo para mejorar la liquidez de una empresa?

Una empresa necesita contar con efectivo disponible para cumplir sus obligaciones financieras diarias. Para esto, precisa tener un capital de trabajo suficientemente optimizado que le brinde esa seguridad y facilidad para mantener su capacidad de respuesta. La optimización del capital de trabajo no solo mejora el flujo de caja, sino que además proporciona a la empresa mayor flexibilidad financiera y estabilidad a corto plazo. De esta manera está más apta para responder a imprevistos o aprovechar oportunidades de inversión. En este sentido, aquí ponemos a disposición algunas de las acciones que pueden ayudar a una empresa a optimizar su capital de trabajo para mejorar su liquidez.

Optimiza la gestión de inventarios

Aquí estamos hablando de ese inventario que tienes registrado en tu empresa que al intercambiarlo te generará ingresos. El inventario moviliza capital, pero si no se maneja de manera correcta puede constituir un lastre para la liquidez. Por ejemplo, de qué te sirve un almacén lleno de un tipo de producto si este no se vende con suficiente rapidez. Tienes un dinero ahí inmovilizado que probablemente implicará una pérdida para tu empresa, ya sea por estancarse, mermar su calidad o volverse obsoleto. Teniendo esto en cuenta:

• Implementa técnicas de gestión ajustada (just in time). Se trata de captar el arte de lograr la justa medida de las cosas. Mantén el inventario al mínimo necesario para operar sin detenerte. Esto es doblemente efectivo ya que reduce los costos de almacenamiento y el riesgo de obsolescencia del producto.
• Mejora la previsión de la demanda. Teniendo experiencia con tu empresa es muy probable que seas capaz de prever la demanda que debes recibir en cada temporada. Si eres nuevo, siempre puedes guiarte por el comportamiento habitual de los negocios de tu sector en tu zona. En cualquier caso, auxíliate de datos históricos y herramientas predictivas para ajustar la producción o las compras a la demanda real del mercado. Así podrás evitar el exceso de inventario y todo lo que esto provoca.
• Gestiona ciclos de producción más cortos. Esto significa lograr un buen flujo de producción-venta. Implica reducir el tiempo desde la fabricación hasta la venta de tus productos. Así es posible la conversión del inventario en efectivo de manera más expedita.

Gestionar eficazmente las cuentas por cobrar

Las cuestas por cobrar son una pieza esencial dentro de la ecuación del capital de trabajo. Esto es bien sencillo comprenderlo porque representan el dinero que la empresa debe recibir por las ventas ya realizadas. O sea, es un dinero que la empresa ya debería tener porque ya realizó ventas, pero que aún no tiene. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando las empresas ofrecen modalidades de pagos flexibles a sus clientes para potenciar las ventas. Esto es bueno porque incentiva la venta, pero al mismo tiempo no recibes el dinero de lo vendido en el momento. En este sentido, no podemos dejar que la falta de control haga que este tipo de ingresos se demoren demasiado en hacerse efectivos. Por eso:

• Reduce los plazos de cobro, o encuentra un punto intermedio que sea beneficioso para ti y para el cliente. Valora implementar políticas de crédito más firmes y asegúrate de que los clientes comprenden bien los términos de pago cuando realicen sus compras.
• Ofrece incentivos por pago temprano. Si bien les ofreces a los clientes la posibilidad de pagar a plazos lo que compran, también puedes estimularlos a que no se demoren tanto para completarlo. Para ello, puedes estimularlos a pagar pronto, por medio de tentadoras ofertas. Por ejemplo, ofrece descuentos o condiciones favorables para quienes paguen antes del plazo acordado. Así, los clientes tendrán un motivo atractivo para apurarse a terminar de pagarte. Puedes emplear también el email marketing para darles a conocer a tus clientes sobre esta posibilidad.
• Automatiza procesos. La tecnología está a tu alcance y es para que le des el uso que requiere. Emplea herramientas de facturación electrónica y seguimiento automatizado de pagos. Esto ayudará a reducir errores y mejorar la eficiencia del cobro.

Mantén un control adecuado sobre tus cuentas por pagar

Deber algo, sobre todo cuando es dinero, es como ir arrastrando una carga atada a nuestra espalda que no nos deja avanzar con todas nuestras fuerzas. De ahí que saldar todas las deudas que tengas es de vital importancia. Es natural que en el mundo de los negocios muchos proveedores y clientes acuerden términos de pagos flexibles. Y aunque esto te beneficie para no tener que desembolsar una suma cuantiosa de una vez, también te ata a una deuda permanente. Las cuentas por pagar son obligaciones que se tienen con otros, y que como es lógico, hay que cumplirlas. Aunque pagar a tiempo es crucial para mantener buenas relaciones, también es importante aprovechar el máximo de los plazos acordados. En este sentido:

• Negocia plazos de pago más beneficiosos para ti. Si lo necesitas, plantéate la posibilidad de negociar plazos de pago más largos. Siempre puedes intentar extender los términos de pago con los proveedores sin incurrir en penalidades. Así, podrías liberar efectivo a corto plazo en beneficio de tu empresa.
• Aprovecha descuentos por pago anticipado. Como mismo tú incentivas a tus clientes a pagarte pronto, aprovecha también esas ofertas que te realizan tus proveedores. Si tu empresa cuenta con suficiente liquidez, pagar antes de tiempo puede ser una ventaja para ti y una decisión bien estratégica. No solo liquidas una deuda, sino que además reduces tus costos.
• Evita pagos adelantados innecesariamente. Si no es absolutamente necesario o ventajoso, no liquidez cuentas por pagar antes de tiempo. Esto no significa que tengas que ser moroso ni esperar hasta el último día para pagar. La idea aquí es no reducir tu disponibilidad de efectivo si no es de vida o muerte. Por eso, no te sientas compulsado a realizar un pago por adelantado si no obtienes beneficios claros.

Mantén un control constante sobre los gastos operativos

Una parte importante de optimizar el capital de trabajo para mejorar la liquidez es mantener un control riguroso sobre los gastos operativos. Estos son los que mantienen a nuestra empresa funcionando, pero no se nos pueden ir de las manos. En este sentido:

• Revisa contratos con proveedores de servicios. A veces la costumbre de hacer las cosas de una misma manera nos da estabilidad, pero también no nos permite mirarlas de manera crítica. Y esto implica analizarlas para ver de qué manera pudieran optimizarse. Por ello, examina regularmente los acuerdos con proveedores para encontrar oportunidades de renegociar o revelar alternativas más económicas.
• Automatiza y digitaliza. Haz de la tecnología tu aliada. Implementa la automatización y digitalización de procesos internos para reducir costes operativos y liberar recursos para otras necesidades.
• Recorta gastos innecesarios. Muchas veces no nos damos cuenta que realizamos gastos que realmente no necesitamos. Por eso, es aconsejable analizar regularmente los gastos de la empresa para identificar áreas donde pudieran hacerse recortes. La idea es aumentar el ahorro al disminuir el gasto, pero sin que esto implique un perjuicio para las operaciones de la empresa.

Asegura la existencia de un colchón de liquidez

Aunque realices todo lo que esté a tu alcance para optimizar tu capital de trabajo, necesitas un respaldo. Y ese respaldo es el colchón de liquidez. Por ningún motivo tu empresa puede quedarse en cero efectivo. Los imprevistos no esperan a que uno esté preparado, ellos simplemente son especialistas en sorprendernos desprevenidos. Por eso, necesitas contar con un colchón de liquidez, ya sea en efectivo o en crédito preaprobado para mayor tranquilidad y flexibilidad en momentos de necesidad. En este sentido:

• Realiza un seguimiento sistemático. Necesitas tener conocimiento constante de la situación de tu flujo de caja, y para ello vas a precisar darle seguimiento. Esto te permitirá detectar a tiempo cualquier desajuste y tomar las medidas necesarias para manejarlo. Así, frenarás rápidamente cualquier posible problema que pueda convertirse en una dificultad mayor.
• Realiza proyecciones. Analiza posibles escenarios diferentes y realiza proyecciones financieras que te ayuden a anticipar necesidades de efectivo y planificar cómo enfrentarlas. Así, estarás preparándote para una situación hipotética y ayudándote a encontrar las mejores soluciones para sortearla.

Sea cual sea tu tipo de empresa, la disponibilidad de liquidez es básica. El mercado es muy cambiante y lo que hoy está funcionando a tu favor puede que mañana se torne en tu contra. Por eso necesitas tener un capital que te permita actuar y tomar las decisiones pertinentes ante cualquier situación. No permitas que tu empresa se tambalee por falta de previsión o por decisiones impulsivas. Toma las acciones que precises para optimizar tu capital de trabajo y así mantener a tu empresa siempre con buena liquidez.