¿Cómo elaborar un presupuesto financiero en tu mipyme?

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Cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o su sector, tiene grandes potencialidades de ser exitoso siempre que sus dueños y administradores trabajen conscientemente para hacerlo avanzar. Llegar a edificar un negocio sólido comienza desde el mismo principio, y se continúa con el mantenimiento de un trabajo sistemático y organizado de acuerdo a los objetivos y proyecciones de cada periodo. En este sentido cobra especial importancia el presupuesto financiero, elemento en el que profundizaremos en esta oportunidad.

¿Qué es el presupuesto financiero?

Cuando una mipyme traza su estrategia operativa, surge un elemento clave que atraviesa este proceso y está intrínsecamente relacionado con la salud financiera: el presupuesto financiero. Este representa la hoja de ruta hacia la cual la mipyme aspira en un periodo definido. Aunque suele elaborarse para un año, evaluaciones periódicas permiten medir su cumplimiento y efectividad.

De manera sencilla, este presupuesto es una proyección inicial que detalla los ingresos esperados, los gastos asociados a esos objetivos y la utilidad neta prevista al cierre del periodo. Al convertirse en el guía de nuestras acciones, no solo proporciona un rumbo claro, sino también permite corregir desviaciones no planificadas. En esencia, el presupuesto financiero facilita una gestión precisa y asegura la rentabilidad de la mipyme. ¡Esencial para un éxito financiero sostenible!

¿Cómo elaborar en presupuesto financiero?

No pocas mipymes pasan por alto la importancia de este documento, sobre todo porque su elaboración no es cosa de sentarse y terminar en media hora. Son muchas las variables a tener en cuenta y, una vez realizado, debe ser empleado en evaluaciones periódicas para constatar la marcha de la empresa. Por su importancia, hemos decidido dedicarle el presente post a este tema y a brindar algunas recomendaciones sobre cómo elaborar un presupuesto financiero en tu mipyme. Sin más preámbulos, adentrémonos en los elementos a tener en cuenta para elaborar el presupuesto financiero de tu empresa.

Elaborar un plan o presupuesto operativo

Antes de poder proyectar ingresos y gastos de cualquier periodo, primero tenemos que tener claridad del estado actual de nuestra empresa y del lugar a donde queremos llevarla. En tal sentido, en este primer paso tenemos que clarificar cuáles son los objetivos que queremos alcanzar y cuál es el estado del que estamos partiendo. Por ello, de las primeras cosas a contemplar están la proyección de objetivos y metas realistas, y el análisis de los resultados de años anteriores.

En el primer caso, según los objetivos que se deseen lograr, las empresas se deben plantear metas realistas y medibles. De esta manera, es posible proyectar hacia donde deben dirigirse los esfuerzos y las acciones, así como también identificar las necesidades. Por otro lado, teniendo los objetivos y las metas claras, debemos entonces ver cómo se comportaron nuestros gastos e ingresos en el periodo anterior. Así, podemos analizar tanto las deficiencias como las buenas prácticas. De esta manera, tendremos una idea clara del balance real de estos elementos para entonces proyectar el comportamiento ideal que debemos mantener de ellos en el próximo periodo.

Proyectar ventas e ingresos

Sabiendo lo que queremos y conociendo de donde partimos, llega el momento de hacer pronósticos con luz corta y larga. Esto significa tener en cuenta lo ingresado el año anterior y pronosticar cuánto esperas ingresar en este nuevo periodo en general, así como en momentos concretos de dicho periodo. Esta es de las tareas más difíciles, pues no debes ni quedarte por debajo ni pasarte demasiado. Además, cuando proyectas hacia el futuro también debes incluir, en esa proyección, ciertas variables que pueden hacer que tus valores se muevan de lugar. Por ejemplo, el estado de la demanda en el mercado de tu producto o servicio, la competencia actual, el comportamiento de tu público meta, el estado de los proveedores y los tiempos de demora, tu capacidad de producción y almacenamiento, etc.

Para realizar esta proyección, auxíliate de todo con lo que cuentes a tu alrededor. O sea, ten presente tus registros históricos, las tendencias actuales del mercado, incluso tu propio juicio y el de expertos en la materia. Así, podrás asegurarte de realizar una proyección lo más realista y realizable.

Establece un presupuesto de gastos

Como mismo elaboramos una previsión de lo que se espera ingresar en el periodo que estamos proyectando, los gastos a realizar también necesitan ser contemplados en dicho periodo. En este sentido es preciso establecer un presupuesto de gastos, donde se contemple el monto que se gastará por concepto de costos fijos y variables.

Recordemos que los costos fijos son aquellos en los que tu mipyme incurre mensualmente y que son constantes mes tras mes. Por ejemplo, el pago de la electricidad, el Internet, el agua, entre otros. En cambio, los costos variables son aquellos cuyo monto puede variar según diversas circunstancias. Por ejemplo, gastos administrativos, costos de ventas, entre otros. Si bien pueden estar presentes mensualmente, casi nunca equivalen a una misma cifra.

Asimismo, también están los imprevistos, o sea, esos momentos no esperados y que implican incurrir en gastos para solucionar la situación. Pues para ellos también debe destinársele una proyección de gastos, a fin de poder enfrentar esos momentos de la mejor manera posible. Igualmente, también se recomienda establecer límites de gastos, los cuales pueden proyectarse en función de lo sucedido en periodos anteriores. Con esto, podremos evitarnos fugas financieras indeseadas y gastos desmedidos.

Proyecta el flujo de efectivo

El flujo de efectivo no es más que las entradas y salidas de efectivo que tiene nuestra mipyme durante determinado periodo y que permiten que la empresa funcione como es debido. Se calcula teniendo en cuenta la cantidad de dinero que se necesita en un tiempo determinado para trabajar, contemplando entradas y salidas. Con el flujo de efectivo proyectado para el siguiente periodo será posible conocer cuando se recuperará cualquier inversión que se haya realizado al inicio del periodo. Asimismo, permitirá tener claridad respecto a la cantidad de efectivo con que cuenta el negocio para poder operar, enfrentar las contingencias y aprovechar oportunidades.

Particularizar el presupuesto financiero a los diferentes departamentos

Si bien nuestra empresa es un ente desde el punto de vista global, es posible identificar dentro de ella las diferentes áreas que la compone. Los diferentes departamentos o áreas operativas deben contar también con un presupuesto financiero particular. Esto permitirá que el control y seguimiento sea mucho más efectivo, y el cumplimiento de dicho presupuesto por cada una de esas áreas conllevará a su vez al cumplimiento del presupuesto financiero empresarial.

Planificar chequeo periódico y tomar decisiones

¿Recuerdas cuando comentamos sobre la necesidad de realizar evaluaciones frecuentes del avance de nuestra proyección? Pues no es una recomendación que pueda caer en saco roto y por eso hacemos especial hincapié en ello. Chequear los gastos e ingresos de cada área de la empresa conforme avance el tiempo y compararlos con lo proyectado. Nos permitirá detectar dónde estamos gastando más de lo previsto. Esto nos permitirá tomar las medidas necesarias para superar esas pérdidas y retomar el rumbo inicialmente planificado.

Asimismo, si detectamos un comportamiento sistemático que parece mantenerse en el tiempo, es probable entonces que se deba analizar si lo proyectado requiere algún tipo de ajuste. Por ejemplo; un gasto en el que se incurre mensualmente y no se tenía planificado que fuera tan alto. En tal sentido, es preciso primero dilucidar si la causa de ello es por mal manejo del personal o por algo fuera de nuestro control. Una vez que tengamos claro eso, podremos entonces tomar decisiones e implementar las medidas y acciones pertinentes.

Como puedes darte cuenta, realizar un presupuesto financiero implica elaborar una previsión de las capacidades reales de tu empresa para atravesar el próximo periodo contable. Tener en cuenta los datos históricos de la empresa y las metas a alcanzar, permitirá ir ajustando lo que nos proyectamos como empresa. Así, tanto gastos como ingresos, incluso el propio flujo de efectivo, estarán cada vez más cercanos a la realidad y podrán garantizar que, al final, la empresa conserve su rentabilidad.