10 herramientas gratuitas para las firmas digitales

10 herramientas gratuitas para las firmas digitales

Tiempo de lectura estimado: 11 minutos

El desarrollo de la tecnología va avanzando y poco a poco son escasas las áreas que van quedando sin recibir su toque. El campo de las firmas de documentos más allá de lo manuscrito también se inserta entre estos avances. Hoy en día contamos con la posibilidad de realizar firmas electrónicas con las que agilizar tareas y ahorrarnos largos procesos burocráticos. Por eso, dentro de este campo, ir adoptando estas soluciones tecnológicas será de gran utilidad.

Si bien los términos de firma electrónica y firma digital, tan comunes es esta esfera, no son lo mismo (aunque a veces se traten erróneamente como sinónimos), sí están estrechamente relacionados. En similar situación se encuentra el término de certificado electrónico. Las diferencias entre ellos serán objetivo de otro post, pero por lo pronto basta con saber que: para poder firmar digitalmente es necesario poseer una identificación electrónica (ID electrónica), que se basa en un certificado electrónico que emite una autoridad de certificación acreditada o un proveedor de servicios de confianza. A su vez, ciertos tipos de firmas electrónicas (hay más de una) llevan incorporadas técnicas matemáticas que validan su autenticidad, y eso es precisamente lo que da cuenta de la firma digital. En esta ocasión, centraremos nuestro post en la firma digital. Veamos con más detalles en qué consiste.

Firma digital

La firma digital es una solución tecnológica que emplea técnicas matemáticas para validar la integridad y autenticidad de un mensaje, documento digital o software. Consiste en aplicar mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje, obteniendo un conjunto de datos asociados a ese mensaje original, lo que le confiere mayor seguridad. Ese conjunto de datos deriva de la aplicación de la función “hash” al documento en cuestión. Te suena eso de función “hash”, ¿verdad?

Pues sí, no te sorprendas, es exactamente lo mismo que hemos visto en post anteriores relacionados con criptomonedas. Al final, estamos hablando de la misma técnica criptográfica; sin embargo, esto no significa que el mensaje se torne cifrado o ilegible. Por si no lo recuerdas, la función “hash” es un algoritmo que, a partir de una entrada (cualquier documento o archivo), crea una salida alfanumérica (un numero largo) de una longitud estándar, que representa un resumen de toda la información contenida en ese documento o archivo. En otras palabras, se obtiene una cadena de números que solo responde inequívocamente a ese documento original; cualquier alteración, por mínima que sea, de ese documento original, ya no dará como resultado la misma cadena numérica. Por tanto, se detecta que el documento original fue adulterado.

¿Cómo funciona?

En esencia, la persona que firma (o más bien, la herramienta con la que firma) realiza algo más o menos así: aplica una función “hash” al documento a firmar, lo cual genera dicha cadena numérica que se conoce como resumen o huella digital de ese documento. Dicha cadena numérica o huella digital será cifrada con la clave privada del firmante y el resultado es lo que se denomina firma digital; lo cual será enviado adjunto al documento. A diferencia de una firma manuscrita, la firma digital no es un nombre, sino dos claves o secuencias de caracteres separadas que acompañan al documento. No obstante, tiene la misma validez legal y brinda las mismas garantías jurídicas que la firma manuscrita u hológrafa.

Digitalmente se puede firmar todo archivo que pueda ser representado como una cadena de bits, o sea, puede aplicarse a una amplia gama de archivos electrónicos. Ejemplos de ellos pueden ser: contratos, correos electrónicos, películas, sonidos, música, etc.

Funciones de la firma digital

La tecnología que se conoce como infraestructura de clave pública, que está de base en este proceso, es sumamente útil para la verificación de autenticidad. Cualquier receptor que reciba el documento firmado podrá generar la misma huella digital al aplicarle la función “hash”. Esto le dará constancia de que el mensaje no fue alterado por el camino. Al mismo tiempo, podrá descifrar la firma digital mediante la clave pública del firmante, obteniendo como resultado nuevamente el resumen o huella digital del mensaje; con lo cual podrá comprobar su autoría. Comprendiendo esto, entonces estamos preparados para entender que una firma digital asegura 3 funciones básicas:

  • Integridad del documento. Asegura que el documento que se recibe es original y no ha sido alterado desde su emisión. Por tanto, se asegura la integridad del mismo.
  • Identificación del firmante. Asegura la identificación del firmante de manera inequívoca. Por tanto, asegura que el emisor del mensaje es real.
  • No repudio. Dado que los datos del firmante son únicos y exclusivos, posteriormente este no puede negar que firmó el documento. No tiene manera de contradecir que lo ha firmado.

Aplicaciones prácticas de las firmas digitales

La firma digital puede ser usada en muchos contextos. Algunos de los más comunes y populares que fácilmente pueden ser identificados como típicos para la aplicación de la firma digital pueden ser:

  • Registros administrativos.
  • Petición de documentos oficiales, como la vida laboral, certificaciones notariales, declaraciones de renta, etc.
  • Firma de correos electrónicos.
  • Firma de facturas electrónicas.
  • Entre otras muchas.

Beneficios y requerimientos de la firma digital

Indiscutiblemente, las firmas digitales no dejan de exhibir valiosos beneficios. Entre los más destacables, y no los únicos, se pueden mencionar:

  • Ahorra tiempo, trabajo y dinero.
  • Imprime mayor transparencia a los procesos.
  • Refuerza la protección de los datos.
  • Previene la falsificación de documentos y suplantación de identidades.
  • Agiliza y simplifica procesos, facilitando la realización de servicios en línea tanto para organismos públicos como instituciones privadas.
  • Ofrece flexibilidad a los firmantes, al permitir realizar la firma desde distintos dispositivos (móvil, tablet, computadora, etc.) y en cualquier lugar.
  • Otorga eficiencia y mayor control a las empresas que la adopten, al tener centralizados los documentos de la entidad en un mismo sitio (nube, servidor, etc.), lo cual facilita el acceso a los departamentos que lo necesiten (finanzas, jurídico, marketing, etc.).
  • Reduce significativamente el uso del papel, combustible para la transportación y costes operativos.
  • Contribuye al desarrollo de la sociedad.
  • Reduce trabas burocráticas.

Las dificultades o requerimientos que pueden asociarse a la firma digital, porque en realidad no se pueden considerar desventajas, en su mayoría están más vinculadas con el propio proceso de aceptación y realización. En ese caso, vamos a mencionar tres de las que pueden ser más identificables:

  • El país o institución debe tener una disposición legal para la aceptación y reconocimiento de la firma digital con efectos jurídicos y requisitos de validez.
  • El firmante necesita poseer un ID electrónico o certificado electrónico.
  • Es necesario el uso de determinadas herramientas para realizar la firma digital.

Y respecto a este último requerimiento para las firmas digitales queremos hacer especial hincapié. Habiendo leído hasta aquí, muchos nos preguntaremos cómo firmar digitalmente un archivo. En ese sentido, veamos algunas de las herramientas que están disponibles para este proceso.

Herramientas gratuitas para firmar digitalmente

De manera general, las herramientas que podemos emplear para firmar digitalmente son muy variadas. Como es lógico, al estar tratando con el mundo digital, debemos utilizar medios digitales, y existen muchos programas que posibilitan realizar este proceso. Globalmente, es posible realizarlo de dos formas:

  • Descargando una aplicación en tu dispositivo (computadora, móvil, Tablet, etc.): para firmar empleas la aplicación que has descargado a tu dispositivo, lo cual te permite firmar sin la necesidad de estar conectado a Internet.
  • Directamente en Internet: esta variante se usa principalmente para firmar solicitudes o formularios en línea. Algunas herramientas para firmar permiten instalar un componente que funciona en el propio navegador y que facilita este proceso.

Algunas de las aplicaciones que se pueden emplear para este fin es muy probable que las conozcamos de otros usos. En este caso se encuentra el familiar Adobe Acrobat o el propio Microsoft Word, que permiten firmar el propio documento que generan. Sin embargo, no todos los programas ni todas las versiones permiten esto. A su vez, exigirá que el destinatario del documento también posea el mismo programa para poder verificar la firma del documento.

Para superar estos inconvenientes, las aplicaciones específicas para firmar digitalmente deben ser capaces de firmar cualquier tipo de archivo digital. A su vez, su disponibilidad gratuita permite que muchos usuarios se beneficien de sus prestaciones. Si bien hay muchas que son de pago, las que son gratuitas o tienen planes gratuitos, pueden tener ciertas limitaciones en cuanto a prestaciones. No obstante, vamos a explorar algunas de las herramientas gratuitas para firmar digitalmente. Y con esta selección de herramientas no nos limitaremos solamente a las que realizan firma digital específicamente como hemos visto en este post, sino también abrimos el diapasón a las que permiten las firmas electrónicas simples.

Hellosign

Creada en San Francisco, Estados Unidos. Es una aplicación sencilla y bastante intuitiva para usar, con todas las características importantes que necesita una firma digital básica. Si bien es una herramienta que tiene planes de pago, también cuenta con un plan gratuito. Este plan gratuito permite 3 solicitudes de firma al mes. Se integra con otras aplicaciones como Gmail y google Docs, Salesforce, Dropbox y Oracle, entre otros. Al estar integrada con estos software de gestión, no precisa de aplicación móvil.

Signaturit

Constituye una aplicación web de origen español, que permite firmar contratos y documentos online de una forma segura. Su interfaz es muy intuitiva y la firma tiene plena validez legal. Posee un plan gratuito que permite suscripciones mensuales para empresas que necesiten firmar un volumen considerable de documentos; sin embargo, solo da la posibilidad de hasta 5 documentos al mes. No dispone de aplicación móvil.

DocuSign

Es una aplicación muy utilizada mundialmente para firmas electrónicas de PDF y administración de transacciones digitales. Ideal para la firmas de documentos como contratos de ventas, de alquiler, acuerdos de confidencialidad, documentos de salud y notas de permiso. Es gratuita y no tiene límites mensuales para rellenar y firmar documentos. Permite el envío de los documentos por correo electrónico, Google Drive, Box, Dropbox, Evernote, entro otros. Es muy útil para crear y personalizar firmas en los smartphones. Además de PDF, funciona bien con otros formatos como Word, Excel, imágenes (jpeg, png, tiff), entre otros.

JotForm

Es una buena opción que se puede incrustar en nuestra página web o compartir a través de un enlace. Permite la generación de formularios en línea con la firma digital, entre otras múltiples opciones. Admite a su vez integraciones nativas con más de 80 aplicaciones, como pueden ser Stripe (para pagos online), Google Drive (para almacenar documentos personalizados), Mailchimp y Active Campaign (plataformas de email marketing para sincronizar datos de contacto), entre otras. El plan gratuito de esta herramienta incluye el envío de hasta 100 formularios al mes.

Gravity Forms

Es un formulario que puede incluirse en tu propia página web en WordPress a través de un plugin. Dicho formulario incluye los campos necesarios para que los clientes rellenen, desde el cual se puede firmar. A su vez, con esos datos se logra generar la documentación necesaria si se requiere realizar alguna acción en tu página web. Ideal para aquellos que no poseen los correos de sus usuarios pero necesitan que estos rellenen y firmen documentos. Hace accesible estos documentos para muchas personas de una forma sencilla.

PandaDoc

Es originalmente una aplicación de generación de documentos basada en la nube que incorpora la posibilidad de firmas electrónicas. La versión gratuita de esta aplicación permite documentos y firmas ilimitadas, realizar pagos y el uso de la aplicación móvil. Brinda a sus clientes una buena experiencia con firmas electrónicas legalmente vinculantes. Sus clientes habituales suelen ser trabajadores autónomos y mipymes. Tambien permite su integración con otras herramientas como Dropbox, Slack, HubSpot CRM, Zoho, PayPal, entre otras.

Zoho Sign

Aplicación basada en la nube que permite a los usuarios firmar y verificar de forma digital documentos legalmente vinculantes. Es una solución ampliamente usada por departamentos legales, de finanzas, de ventas, de recursos humanos, entre otros. Permite a las empresas enviar y firmar una amplia variedad de documentos como contratos independientes, órdenes de compra, informes de gastos, políticas de la empresa, acuerdos de renta, de no divulgación, y mucho más. Todos los documentos se protegen con códigos de acceso seguros, autenticación de múltiples factores y registros de auditoría. Se puede asociar con aplicaciones como Gmail y Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, entre otras. Si bien es una aplicación de pago, tiene una versión gratuita. Suele ser usada habitualmente por mipymes y trabajadores autónomos.

Otras herramientas gratuitas para firmar digitalmente

Algunas herramientas de las que se desarrollan para firmar digitalmente son de naturaleza gubernamental. Las crean los propios organismos rectores de esta actividad de cada país, brindando así el producto necesario para realizar una firma digitalmente. Algunos ejemplos de estas herramientas pueden ser:

AutoFirma

Creada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de España. La aplicación se descarga para la computadora permitiendo al usuario realizar la firma digital sin necesidad de conexión a Internet. Es bastante intuitiva y libera al usuario de cualquier duda técnica. Este solo tiene que indicar el fichero a firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma que debe aplicar.

VALIDe

Aplicación de Validación de firmas y certificados Online. Constituye una plataforma de validación para la Administración General del Estado español. Ofrece la posibilidad de validación de firmas electrónicas, generación de firmas electrónicas en múltiples formatos y visualización de las mismas.

Firmador de documentos

Pertenece a la Plataforma Nacional de Firma Digital de Perú y puede ser empleado por cualquier persona. Está disponible para Windows, Linux Ubuntu y macOS. Para realizar la firma, el usuario debe seleccionar el documento que desea firmar, que debe estar guardado previamente en alguna carpeta de la computadora. El usuario señala el motivo de la firma y la manera en que se representará la misma (no visible, horizontal o vertical).

¿Conoces otras herramientas gratuitas para firmar digitalmente? Pues no olvides dejárnosla en los comentarios. Asimismo, recuerda compartirle este artículo a tus amigos y familiares. No sabes quien pueda estar necesitando alguna de estas herramientas.