Cómo proteger la información de tus clientes

La información de los clientes es clave. Las empresas tienen la obligación de asegurar la protección de los datos de sus clientes.

Toda empresa en su desarrollo, ya sea grande o pequeña, necesariamente trabaja con datos sensibles, tanto de sus proveedores como de sus clientes o usuarios. En los tiempos presentes se ha incrementado aún más el volumen de información con el que las empresas deben lidiar. En tal sentido, se hace imperioso contar con una adecuada política de protección de datos e implementar soluciones tecnológicas que la hagan valer.

El manejo adecuado de los datos desempeña un importante papel en los procesos empresariales. Estos no solo se restringen a las áreas comerciales y económicas, sino también a la legal, y repercuten en la reputación de los negocios. Imaginemos qué sucede cuando una empresa revela o no custodia adecuadamente la información sobre sus clientes; pues precisamente pierde al momento su fiabilidad como empresa segura y es muy probable que su marca quede afectada; todo esto sin contar las repercusiones legales que de seguro tendrá este incidente. Por tal motivo, la seguridad de la información que una empresa recopila debe estar entre sus principales prioridades.

Cómo proteger la información de tus clientes

La protección de la información que tu empresa recopila de sus clientes, usuarios o proveedores es de suma importancia. Está al mismo nivel o incluso superior al esfuerzo que inviertes en tu gestión comercial, pues la decisión de un usuario de convertirse en tu cliente también pasa por la confianza y seguridad que tu empresa le genere. Ningún cliente quisiera ver comprometidos su identidad, números de cuentas o correo electrónico, por solo citar algunos ejemplos, y tú eres el máximo responsable de proteger esos datos que el cliente deposita en ti con plena confianza.

La seguridad de la información de tu empresa está relacionada con los datos que se recopilan en el trabajo diario, con las personas que tienen acceso a ellos, y con los sitios donde los almacenas. Proteger los datos de tus clientes es una máxima que debes asumir, no solo por temor a ser multado, sino por seriedad y profesionalidad empresarial. Ello reforzará el respeto, el prestigio y el posicionamiento de tu marca. En tal sentido, a continuación te mostramos algunas de las medidas, tanto de procedimiento como tecnológicas, que debes tener en cuenta para asegurar la protección de la información de tus clientes en la empresa.

Establecer una política de privacidad y de protección de datos en tu empresa

Todos los países tienen, de una forma u otra, leyes que protegen los datos personales. Analiza las leyes del país donde establezcas tu empresa e implementa una adecuada política de privacidad y protección de datos. Durante su elaboración, no hagas un mero copia y pega de las políticas de otras empresas semejantes; tómate las cosas en serio y dedícate.

Los Términos y condiciones que establezcas tendrán que estar en consonancia con tu empresa y sus productos y servicios. Ten en cuenta los riesgos tecnológicos, legales y empresariales específicos de tu negocio. Dichos Términos deberán ser operacionales y escalables, dejando siempre claro cómo utilizarás los datos de tus usuarios. Tus clientes deben poder personalizar, siempre que lo deseen, qué relación que desean tener con tu empresa. Por ejemplo, si no desean recibir correos, ni notificaciones de promociones, esto tiene que ser respetado.

Controla y administra adecuadamente la información que recoges y guardas

Como responsable de tu propio negocio, debes tener claridad respecto a qué datos se guardan y dónde se encuentran. Te será de gran utilidad contar con sistemas que te permitan gestionar adecuadamente esos datos y poder realizar las clasificaciones y análisis pertinentes. De esta manera, serás claro respecto a los datos críticos que debes proteger y aquellos que no son relevantes. En tal sentido, asegúrate de recopilar solo aquella información que te sea necesaria, pues mientras más datos recopiles, más tendrás que protegerlos. Recuerda que la protección de datos también se rige por el principio de calidad. Ello implica no solo que no haya errores, sino que lo recopilado sea realmente lo que tú como empresa necesitas. Para aquellas empresas que empleen CRMs (Customer Relationship Management) estas acciones resultarán mucho más orgánicas y sencillas.

Educa a tu personal y establece niveles de acceso diferenciado

Al igual que ocurre con los proveedores, el empleado debe tener conocimiento y firmar cláusulas de confidencialidad de la información que maneja. De esta manera, se dejarán asentadas y por escrito las responsabilidades sobre la información que manipulan y la forma de actuar en caso de violación de datos; como puede ser la extracción no autorizada de información en dispositivos extraíbles. Asimismo, no todos tus empleados deben tener acceso a la información más sensible de tu empresa, entre la que se encuentran los datos de tus clientes. En tal sentido, establece niveles de acceso a los datos, de acuerdo a las responsabilidades y funciones de cada empleado. Así, podrás saber y tener el control de quién realiza qué acción y en qué momento.

Sé claro con tu clientes sobre cómo tu empresa usa sus datos

Todos los datos que recopiles de tus clientes deben serle informados con anterioridad. Estando en coherencia con la política de privacidad que sigue tu empresa. Informa a tus clientes qué uso le darás a los datos recogidos. Así, tus clientes tendrán claridad del proceder de la empresa con su información personal y podrán saber qué esperar. Asimismo, deben confirmar su consentimiento y autorización para el manejo de estos datos, y tú como empresa deberás guardarlo como constancia. Así, ante cualquier reclamación en el futuro, podrás contar con ello para respaldar legalmente tu proceder.

No compartir información

Si no tienes establecido de antemano en tu política de privacidad la necesidad de compartir la información recopilada, no lo hagas sin una causa muy justificada. En caso de algún problema, tus clientes podrán reclamarte por romper un acuerdo de confidencialidad y por llevar a cabo prácticas indebidas con la información que te confiaron. Las consecuencias legales, económicas y de imagen para tu empresa pueden ser considerables. Si tienes establecida la necesidad de compartir información, asegúrate de informar antes a tus clientes. Emplea procedimientos de enmascaramiento y encriptación, que te permitan delimitar el conjunto de datos a compartir y ocultar.

Cumplir con los acuerdos de privacidad concertados

No puede ocurrir, por ejemplo, que tu empresa sus herramientas de marketing por correo electrónico para enviar a tus clientes otro tipo de información ajena a tu empresa. Tu práctica empresarial debe regirse siempre por los principios de finalidad, seguridad y circulación restringida. Lo que envíes a tus clientes debe estar en concordancia con la finalidad para la cual ellos aceptaron entregarte sus datos. En la actualidad, es muy común, desafortunadamente, las demandas y multas por malas prácticas por parte de los empresarios con los datos de sus clientes.

Contar con software especializado y estrategias de seguridad

Si bien un software legal y especializado suele ser de pago, en asuntos de seguridad no se puede andar escatimando en inversión. Necesitarás contar con un software que posibilite detectar amenazas desde los primeros momentos y que permita proteger toda la información sensible de la empresa. Asimismo, es recomendable crear una estrategia de seguridad por capas, de manera que sean varios mecanismos los que estén resguardando la información que debe protegerse. Igualmente, los expertos en el área de la tecnología recomiendan el cambio de equipos cada cuatro años. Esto con el fin de contar con dispositivos capaces de asumir las nuevas actualizaciones de software que incorporen protecciones ajustadas al avance tecnológico.

Contar con programas de antivirus y activar cortafuegos en todos los dispositivos

Aunque pudiera parecer trivial, los virus que están específicamente diseñados para extraer información de las empresas pueden acceder por cualquier sistema. Drenarán tus datos muy fácilmente si no estableces las barreras pertinentes. Deberás armarte con un buen antivirus de calidad y mantener su actualización constante; así como asegurarte de que sea capaz de detectar cualquier amenaza rápidamente y disponer de un servicio técnico disponible las 24 horas del día. Por si fuera poco, también se debe tener presente activar los cortafuegos, pues estos ayudan a evitar el acceso no autorizado. Todas estas medidas deben implementarse en todos y cada uno de los dispositivos que se empleen para acceder a los datos de la empresa, ya sean computadores, tablets o incluso los teléfonos celulares que compartan la misma red.

Establecer contraseñas rigurosas

Basta de esas contraseñas alegóricas a nombres de personas o fechas significativas. Estamos tratando con un negocio serio y así de serias deben ser las acciones que en él se tomen. Una contraseña necesita cumplir su función que, entre otras, es impedir, o dificultar lo más posible, el acceso de extraños a la información sensible que custodia tu empresa. No por gusto se sugiere siempre determinadas pautas que deben cumplir las contraseñas.

Sí, lo más recomendable es que sean originales, que contengan combinaciones de letras, números y símbolos, y evitar que sean palabras fáciles, contenidas en los diccionarios. Si bien la contraseña puede llegar a ser compleja, esto no debe llevarte a usar la misma en todas partes. Recuerda que si de casualidad alguien logra tener acceso a tu contraseña, entonces serán vulneradas todas tus cuentas. La recomendación para las empresas es el empleo de contraseñas cifradas, así como la autenticación multifactor; esto disminuirá la probabilidad de que hayan cuentas comprometidas.

Escoger un servidor apropiado

Hay muchas opciones disponibles para almacenar los datos de una empresa; tu elección depende de múltiples factores. Ya sea en la nube o en servidores particulares, lo importante es que se valoren las mejores opciones para la protección de datos y que se adecúen a las posibilidades de tu empresa.

Educar al cliente y mantener una comunicación confiable

Deberás establecer una vía de comunicación básica y confiable con el cliente, de manera que no haya posibilidad de que este caiga en la trampa si un estafador intenta hacerse pasar por tu empresa. Para esto deberás hacerle entender al cliente que no debe compartir ninguna información confidencial con nadie por ninguna otra vía que no sea la oficialmente establecida en su contrato de relación; así como tampoco acceder a sitios que sean sospechosos o generen desconfianza.

Realizar auditorías de datos regularmente

Es necesario que verifiques periódicamente el manejo que se hace de los datos que guardas. Así podrás constatar si se ha realizado algún uso incorrecto de la información que custodias. Las auditorías y el registro de acciones en las bases de datos permiten verificar Quién, Cuándo, Cómo, Dónde y Con qué fin han sido utilizados los datos.