Contratación de personal: pasos a seguir

La contratación de personal es una tarea compleja en todo centro de trabajo. Si bien las grandes empresas tienen establecido un sistema detallado para eso, las pequeñas y medianas también deben poner en marcha el suyo propio. Esto no significa que deban tomar acríticamente algún modelo empleado por otra empresa y que ha sido exitoso. El primer paso comienza encontrando el modelo que más se ajusta a tu empresa.

Algunos de los principales errores que se cometen estriban en subestimar la importancia de este necesario proceso. En ocasiones, solemos contratar a algún amigo, familiar o persona recomendada por algún conocido sin previamente comprobar su idoneidad para el puesto. O en otras, establecemos un sistema de contratación tan riguroso que no se ajusta al sistema de nuestra pyme. En este sentido, hallar el método exacto que se ajusta adecuadamente con nuestra pyme se torna entonces una necesidad.

Algunos sugieren el empleo de una estrategia de contratación de personal informal, otros abogan por una más estructurada y formal. En definitiva, todo depende de lo que más se ajuste a nuestra pyme. De lo que sí se puede estar seguro es de la necesidad de establecer un buen proceso de contratación; así, se asegura la detección y selección del personal idóneo para el puesto que se pretende ocupar. Por eso, a continuación sometemos a consideración algunos elementos típicos que sirven para orientar el proceso de contratación de personal.

Definir el perfil del cargo

Todo cargo de tu pyme demanda determinadas características que debe posee la persona que lo ocupe. En este sentido, se debe diseñar bien cuáles serían esas cualidades que definirán la idoneidad del personal que puede optar por él. Un perfil bien definido permitirá saber con exactitud qué es lo que se busca, y en consecuencia, diseñar los próximos pasos de la selección.

Definir forma de reclutamiento

En este punto es donde empieza la búsqueda del nuevo personal y para ello se debe definir el método que emplearemos. Puede realizarse de dos maneras fundamentalmente: a través de un reclutamiento pasivo, en el que se espera a que lleguen los CVs de los interesados; o a través de un reclutamiento activo, en el cual se emplean los diferentes medios disponibles para lanzar las convocatorias y buscar al personal deseado.

Asimismo, también pueden darse otros tipos de reclutamiento según el lugar en donde se busque al candidato. En este sentido se tiene el reclutamiento interno, en el que se busca dentro de la propia empresa al personal que ocupará determinada plaza; y el reclutamiento externo, el cual se basa en la búsqueda de ese personal afuera de la empresa. El primero es menos costoso y contribuye a mejorar el clima laboral. El segundo tiene como principal ventaja la incorporación de “sangre nueva” a la empresa, lo que equivale a nuevas experiencias.

Es recomendable que en la convocatoria que se realice para la contratación de personal se dejen claros los requerimientos que se buscan. Esta debe incluir tanto la descripción del perfil del cargo como las características o destrezas particulares que se espera de la persona que opte por él. Igualmente, se recomienda aportar información relevante sobre la empresa, su prestigio, e incluso las ganancias que puede obtener la persona que termine ocupando ese puesto. Mientras más clara y definida esté la convocatoria, más optimizado estará el proceso de selección. Recordemos que si simplemente publicamos la necesidad de una persona para un puesto “x”, sin especificar nada más, nos veremos detrás de una montaña de CVs y en medio de un engorroso proceso de preselección.

Preselección

En este punto ya hemos recibido una serie de posibles candidatos y nos toca realizar una preselección de los mismos. Aquí se suele tener en cuenta el CV y las referencias que trae el candidato. Con todo ese cúmulo de personas optando por una plaza, deberás realizar los filtros necesarios y fijar objetivos en función de lo que buscas. Así, podrás establecer un grupo de candidatos más reducido que hayas identificado como los mejores calificados para el puesto; ya sea por su experiencia, competencias, o cualquier otra características que estés buscando. De esta manera, los pasos posteriores en el proceso de selección estarán menos abarrotados de candidatos y más centrados en los que prometen.

Evaluación

Dentro de esta etapa se pueden llevar a cabo varias formas de evaluación. Las más comunes son la entrevista y las pruebas. Veamos cada una en particular.

Entrevista

La entrevista constituye un procedimiento necesario que permite recoger mucha información; incluso más allá de la aportada por las pruebas. Permite obtener una impresión diagnóstica de la persona, basada no solo en lo que la persona dice, sino además en su comportamiento. En la entrevista entran en juego tanto la información verbal como la extraverbal; esta última se obtiene por vía indirecta y el entrevistado en muchas ocasiones no es consciente o no puede controlarla.

Las entrevistas pueden ser estructuradas, semi-estructuradas o no estructuradas. La elección del tipo de entrevista depende en gran medida de los objetivos que se pretendan alcanzar. Por lo general, la entrevista semi-estructurada suele permitir mayor riqueza en la información que se recoge. Esta se caracteriza por la conjugación de un patrón de preguntas pre-elaboradas (de ahí viene lo de “estructurada”) conjuntamente con la posibilidad de hacer nuevas preguntas en función de cómo se desarrolle la entrevista (de aquí proviene lo de “semi”). O sea, se posee un guion de preguntas que te organizan la entrevista, pero al mismo tiempo existe el margen para indagar sobre otras cuestiones que el entrevistador crea necesario en ese momento.

Durante la entrevista se debe tratar de establecer un adecuado ambiente entre ambas partes con el fin de favorecer el flujo del propio proceso. En esta se debe indagar sobre las destrezas y habilidades del candidato, sus experiencias pasadas e incluso su motivación para optar por ese cargo y por tu empresa. También, se recomienda hacer preguntas situacionales, en las cuales el entrevistado tenga que ponerse en situación y mostrar determinadas actitudes o estrategias de resolución de conflictos. Por si no fuera poco, de ser necesario para el puesto, puede comprobarse también el nivel de dominio de determinado idioma que el candidato afirme poseer; esta es una práctica que con apenas unos minutos puede corroborarse.

En una entrevista las preguntas pueden realizarse de forma directa e indirecta. La forma directa permite indagar sobre los parámetros que estamos buscando: profesionalismo, habilidades, virtudes, etc. Las indirectas permiten complementar la información y reducir al mínimo cualquier memorización previa que haya podido hacer el candidato sobre las “mejores respuestas o las más esperadas”. Asimismo, posibilita obtener información sobre otras cualidades del candidato como el compañerismo, actitud ante el trabajo, deseos de triunfar, entre otras. Igualmente, también debe informársele al candidato sobre las condiciones laborales del puesto, la remuneración e incluso el tipo de contrato a realizar.

Por lo general, suelen realizarse dos entrevistas, una general y otra más específica. En esta última suele participar el jefe del departamento al que corresponde el puesto por el que se está optando. En ella, se suele someter al candidato a determinadas tareas que lo incitan a poner en práctica destrezas necesarias que exige el puesto por el que opta.

Pruebas de contratación de personal

Aunque algunos plantean que las pymes no necesitan de pruebas de tipo psicométricas para la contratación de personal, su aplicación no es desacertada. Estas pruebas son una medida objetiva del candidato. Brindan información sobre las características personológicas o determinadas actitudes de la persona. La mayoría son autoadministradas y tanto la aplicación como la calificación suelen ser sencillas.

La selección de los tipos de pruebas a emplear no debe ser arbitraria. Escoger las que más se adecúan a tu empresa e incluso al puesto por el que se opta debe ser cuidadosamente determinado. En este sentido, para una mayor efectividad de las mismas, se recomienda la búsqueda de ayuda o asesoría profesional de expertos en este campo.

Por otro lado, en dependencia del tipo de trabajo que se desempeña en determinado puesto, es preciso la realización de otros tipos de pruebas. Por ejemplo, en ocasiones es necesario realizar exámenes médicos, ya que el propio puesto requiere conocer el estado de salud del trabajador. Ciertas labores como el manejo de productos tóxicos o cargas pesadas, así como procesos industriales, etc., requieren de un estado de salud óptimo del trabajador. Esto garantizará no solo su propia salud sino también la de sus compañeros y el éxito del trabajo.

Toma de decisión

Una vez reunida toda la información de los candidatos, es hora de tomar la decisión. A estas alturas ya debes tener bien establecidos los pros y los contras de cada uno. No obstante, nunca es fácil encontrar y escoger al candidato idóneo. De hecho, se dice que es uno de los momentos más difíciles del proceso de selección, para no decir el más. Sopesa las posibilidades y decide. Solo recuerda que:

• No te decidas por el trabajador “menos malo”. Si no tienes a ningún que se ajuste a lo esperas, es mejor que sigas buscando.
• No apuestes por candidatos dudosos. Si aún no estás completamente convencido con alguno, es recomendable abstenerse.

Pasos posteriores

Ya lo que va quedando es la parte más formal. Una vez decidido el candidato debe realizarse el proceso de contratación del mismo y seguidamente, su inducción o integración a la empresa. Esto significa que debe dársele un recorrido por la empresa y presentarle todas sus áreas y funciones. De esto modo, podrá comenzar a sentirse parte de algo mayor y se iniciarán las bases de una adecuada comunicación y relación entre todos los trabajadores de nuestra pyme.

Última recomendación

Ser una pyme no implica que tengamos que restringir nuestras aspiraciones de contar con un personal de alta calidad. No podemos pensar en pequeño, sino así de pequeñas se quedarán nuestras proyecciones empresariales. Los grandes talentos también puede tener cabida en nuestra pyme, todo depende de cuán atractivos les seamos y cuán bien diseñemos el proceso de contratación de personal.