¿Cómo elegir entre proveedores de pagos para hoteles?

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Los proveedores de pago que empleamos en nuestro hotel deben cubrir todas las necesidades de nuestro negocio al respecto. Si no pueden ser todas, al menos aquellas básicas que garanticen un adecuado funcionamiento. Aprendamos entonces cómo elegir el proveedor de pagos ideal para nuestro hotel.

Los hoteles, como negocios al fin, poseen toda una infraestructura que sostiene el entramado de procesos que en ellos se gestiona. Pero para construir esa infraestructura suficientemente eficiente, debieron pasar por momentos de toma de decisiones e inversiones. Uno de esos momentos incluye, sin dudas, el proceso de selección de proveedores para gestionar los pagos del hotel.

Los proveedores de pagos son un elemento clave en el funcionamiento de cualquier hotel. Tan solo imagina que eres dueño de un alojamiento turístico y debes procesar los pagos que te hacen tus huéspedes. ¿Cómo lo haces? Sí, tal vez puedas pensar que la manera tradicional es una alternativa, pero en la actualidad no es suficiente. De hecho, si pensamos en las reservas o los check-in online, podemos comprender que necesitamos un buen proveedor de pagos. En tal sentido, y por la importancia de hacer una buena elección, dedicaremos este post a conocer cómo elegir entre proveedores de pago para hoteles. Pero primero comencemos por el principio.

¿Qué es un proveedor de pagos para hoteles?

Un proveedor de pagos para hoteles es una empresa que ofrece servicios y soluciones tecnológicas diseñadas específicamente para facilitar el procesamiento de pagos dentro del sector hotelero. Estas compañías brindan a los hoteles las herramientas necesarias para aceptar pagos de sus clientes de manera segura, eficiente y conveniente. Suelen ofrecer una amplia variedad de servicios, entre los que se pueden destacar:

• Procesamiento de tarjetas de crédito y débito
• Integración con Sistemas de Gestión Hotelera (PMS)
• Plataformas de pagos en línea
• Pasarelas de pagos móviles
• Gestión de pagos recurrentes
• Múltiples métodos de pago
• Análisis crediticio específico para la industria hotelera
• Seguridad de las transacciones
• Protección de datos de los huéspedes

¿Cómo elegir entre proveedores de pagos para hoteles?

En un mercado saturado de opciones, elegir el proveedor adecuado puede ser una tarea desafiante para los gerentes y propietarios de hoteles. Sin embargo, no importa cuán complicada sea la tarea, tiene que ser hecha. Por lo tanto, lo más sensato es tener en mente aquellos elementos que nos pueden servir de guía para saber cómo elegir entre proveedores de pagos para nuestro hotel.

Facilidad de integración

El proveedor de pagos que elijas debe ser compatible con tu sistema de gestión hotelera (PMS) y cualquier otro sistema que utilices en tu hotel. La integración sin problemas entre los sistemas garantizará una experiencia fluida tanto para los huéspedes como para el personal del hotel. En tal sentido, considera la facilidad de integración y el nivel de soporte técnico que ofrece el proveedor.

Seguridad, cumplimiento normativo y confiabilidad

La seguridad debe ser una prioridad absoluta al elegir un proveedor de pagos para tu hotel. Asegúrate de que el proveedor cumpla con los estándares de seguridad de la industria, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS). Además, verifica que cumpla con las regulaciones locales y globales, como por ejemplo: el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la PSD2, si estás en la Unión Europea. Asimismo, confirma que el proveedor permita que el proceso de pago se integre en tu propia web. Así, evitas redireccionar al cliente a otra web para realizar el pago, lo cual contribuye con la confiabilidad de tu sitio.

Costos y tarifas

Todo tiene su costo, así que evalúa detenidamente la estructura de tarifas del proveedor de pagos. Los costos pueden variar según diferentes factores, como la frecuencia de transacciones, el tipo de tarjeta de crédito utilizado, entre otros. Compara las tarifas de los diferentes proveedores y asegúrate de entender completamente cualquier cargo oculto o tarifas adicionales. En esencia, busca un proveedor que posea modelos de precios transparentes y tarifas de transacción competitivas.

Amplias opciones de pago

Es importante ofrecer a tus clientes una variedad de opciones de pago. Esto permitirá maximizar la conveniencia y satisfacción del cliente. En la actualidad, las personas prefieren que las cosas fluyan fácilmente, y eso también incluye poder realizarlas según las preferencias de cada cual. Los clientes potenciales van a preferir reservar en un hotel que les brinde múltiples opciones de pago, donde ellos puedan escoger la que más les convenga. Así, además de brindar una comodidad para el futuro huésped, también estarás ampliando tus posibilidades para audiencias diversas. En este sentido, asegúrate de que el proveedor de pagos pueda procesar una amplia gama de métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias, pagos móviles y billeteras electrónicas.

Capacidad multilingües y multimoneda

Si tu hotel atrae a una clientela internacional, lo más recomendable es buscar un proveedor que pueda procesar pagos en múltiples idiomas y monedas. Por ejemplo, la tecnología DCC (Dynamic Currency Conversion) permite automatizar el cambio de divisa durante el proceso de pago. En tal sentido, el proveedor que posea esta funcionalidad será muy adecuado para tu hotel, ya que garantizará una experiencia sin fricciones para tus huéspedes internacionales.

Informes, análisis y conciliaciones

Considera el hecho de que el proveedor de servicios de pagos cuente con buenas herramientas para realizar análisis e informes integrados. Así, se podrán rastrear las transacciones y mantener un registro financiero preciso. Esta funcionalidad será muy útil para conocer el comportamiento financiero del hotel, los clientes y las tendencias.

Experiencia del usuario

La experiencia del usuario es clave en cualquier proceso, incluyendo el de pago. Busca un proveedor cuya interfaz sea intuitiva y fácil de usar tanto para el personal del hotel como para los huéspedes. Una experiencia de pago fluida y sin complicaciones puede mejorar la percepción de los clientes respecto a tu hotel. Asimismo, contribuye con la posibilidad de que los clientes regresen en el futuro.

Servicio de atención al cliente

El soporte técnico y la atención al cliente son aspectos importantes, especialmente en el entorno hotelero. En este contexto, cualquier problema relacionado con los pagos puede afectar la experiencia del cliente. Asegúrate de que el proveedor de pagos ofrezca un servicio de atención al cliente rápido y eficiente. Preferiblemente, debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si algún cliente tuviera alguna situación durante su proceso de pago, debe poder contar con la posibilidad de solucionarla lo más pronto posible. De ahí la importancia de este elemento.

Reputación y opiniones de clientes

Como mismo hacemos cuando vamos a comprar algo, indaga acerca del proveedor de pagos que estás valorando contratar. Investiga su reputación consultando reseñas en línea y solicitando referencias de otros hoteles o empresas en tu red profesional. Las opiniones de otros clientes pueden proporcionarte información valiosa sobre la calidad del servicio, la confiabilidad y la satisfacción general con el proveedor.

Otros aspectos a valorar

Aunque hemos visto algunos de los aspectos más importantes para elegir un proveedor de pagos para nuestro hotel, no son los únicos. Puede que las características de tu hotel requieran sumar otras condiciones para el proveedor, y eso es totalmente normal. Como mismo puede que para tu hotel no haga falta tener en cuenta algunas de las anteriores. Cada negocio es un mundo, por lo tanto hay que ajustar nuestras selecciones a las necesidades reales. Por ello, también ponemos a tu disposición otros elementos que puedes valorar durante el proceso de selección de proveedores de pagos para tu hotel.

Escalabilidad

Es crucial que el proveedor de servicios de pago pueda adaptarse al crecimiento de tu hotel. Imagina que tu negocio experimenta un aumento significativo en el número de reservas y transacciones a medida que se expande. En este caso, necesitas un proveedor que pueda manejar este incremento sin problemas. Al elegir un proveedor escalable, te aseguras de que no enfrentarás obstáculos técnicos o limitaciones en el procesamiento de pagos a medida que tu hotel crezca.

Personalización

La personalización es una herramienta poderosa para fortalecer la identidad de tu marca y mejorar la experiencia del cliente. Un proveedor que ofrezca opciones de personalización te permitirá adaptar la experiencia de pago a las necesidades específicas de tu hotel. Esto podría incluir la integración del logo y la marca en la página de pago, así como la capacidad de ajustar el proceso de pago para reflejar la estética y el tono de tu negocio. Al personalizar la experiencia de pago, creas un ambiente coherente que refuerza la imagen de tu hotel y aumenta la confianza del cliente.

Tecnología innovadora

La tecnología evoluciona constantemente, y los proveedores de servicios de pago deben mantenerse al día con las últimas tendencias para ofrecer soluciones efectivas. Busca un proveedor que ofrezca características innovadoras que puedan mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente. Por ejemplo, los pagos sin contacto y los pagos móviles son tecnologías que están ganando popularidad y que pueden agilizar el proceso de pago. La tecnología de tokenización es otra característica importante que protege la información de pago del cliente al encriptarla y almacenarla de forma segura.

Respaldo financiero

La estabilidad financiera del proveedor de pagos es fundamental para garantizar la continuidad del servicio a largo plazo. Un proveedor con una sólida posición financiera es más probable que pueda invertir en la mejora de sus servicios y responder eficazmente ante cualquier problema técnico. Al elegir un proveedor con un buen respaldo financiero, te aseguras de contar con un socio confiable y estable a largo plazo.

Acceso a datos de transacciones

Los datos son un activo valioso para cualquier negocio, y los datos de transacciones no son una excepción. Un proveedor que pueda proporcionar acceso a datos detallados de transacciones te permite realizar análisis internos y tomar decisiones informadas sobre estrategias de precios, marketing y gestión de ingresos. Estos datos te ayudan a comprender mejor el comportamiento del cliente y a optimizar tus operaciones.

Compatibilidad con dispositivos móviles

Con el creciente uso de smartphones y tablets, es esencial que el proveedor ofrezca una experiencia de pago optimizada para dispositivos móviles. Esto garantiza que los huéspedes puedan realizar pagos de manera conveniente desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una interfaz intuitiva y responsive en dispositivos móviles mejora la experiencia del cliente y aumenta las probabilidades de conversión.

Actualizaciones y mantenimientos continuos

La seguridad y la funcionalidad de los sistemas de pago son aspectos críticos que no pueden descuidarse. Un proveedor que ofrezca actualizaciones regulares de software y mantenimiento continuo garantiza que tus sistemas de pago estén siempre actualizados y protegidos contra posibles amenazas. Esto minimiza el riesgo de interrupciones en el servicio y protege la información sensible de tus clientes.

Elegir el proveedor de pagos adecuado para tu hotel es un paso crucial. Esto permitirá garantizar operaciones eficientes y contribuir a satisfacer las necesidades de tus clientes. Al considerar aspectos como seguridad, integración, costos, opciones de pago, experiencia del usuario, servicio al cliente y reputación, podrás tomar decisiones informadas que beneficien a tu hotel a largo plazo.