¿Cómo optimizar la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en tu empresa?

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De la forma en que cada empresa gestione sus finanzas determinará el éxito financiero de la misma. Sin demeritar el importante papel de todos los departamentos de una empresa, las cuestiones financieras y de contabilidad pueden hacer la diferencia entre el éxito y la ruina empresarial. Por ello es de vital importancia atender y mantener bien saludable todas las obligaciones relacionadas con los cobros y los pagos. En este sentido, hemos querido adentrarnos en un tema crucial para todos los negocios: la adecuada gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Empecemos entonces recordando estos conceptos y luego repasemos algunas recomendaciones sobre cómo optimizar la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en tu empresa.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Muchos negocios tienen políticas de créditos y cobranzas que hace posible que los clientes no tengan que pagar el producto o servicio comprado al instante. Se les permite que puedan pagarlo después de un tiempo determinado. Esta posibilidad se archiva en los registros de la empresa como cuentaspor cobrar. En otras palabras, las cuentas por cobrar son las ventas pendientes de cobro que has realizado en tu empresa. Son los derechos de cobro que tiene tu empresa sobre sus clientes por la venta de bienes o servicios. Estas cuentas permanecen abiertas hasta tanto los clientes no ejecuten el pago de las mismas.

Las cuentas por cobrar representan un dinero que la empresa espera recibir en el futuro cercano y con el que cuenta para cumplir sus obligaciones financieras. En función de tus políticas de cobranzas, el cliente debe pagar en un periodo de tiempo determinado que suele denominarse términos de crédito o términos de pago; por lo general suele ser de 30, 60 o 90 días. Pasado ese tiempo, si la deuda no ha sido cancelada, entonces dicha cuenta por cobrar comienza a clasificarse como cartera vencida.

Las cuentas por cobrar son también un riesgo financiero para la empresa. El impago de un cliente o la morosidad en pagar implica para tu empresa un faltante de activos y recursos con los cuales esperaba contar y que no tiene. Las consecuencias de esto pueden ser bastante graves para el negocio, teniendo en cuenta que afecta el flujo de efectivo, o sea, la liquidez, y, por ende, la solvencia de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Similar a la gestión cuentas por cobrar, pero intercambiando los roles, en este caso es tu empresa la que no le ha pagado a sus proveedores. Cuando se trabaja con proveedores con regularidad, es natural llegar a establecer relaciones comerciales tales donde te permitan gozar de las ventajas de adquirir créditos para pagar la mercancía que les compras. Así, puedes obtener los suministros que necesitas para que tu empresa pueda operar sin la urgencia de pagar al momento. Esas compras no pagadas en el instante justo de adquirirlas se convierten entonces en tus cuentas por pagar.

Por tanto, las cuentas por pagar son compromisos u obligaciones pendientes de pago que contraes con tus proveedores por la compra de bienes o servicios. Vienen a ser una deuda que adquieres con ese proveedor, a la que deberás dar seguimiento y ejecutar su pago en el tiempo oportuno. Asimismo, también representa una forma de crédito que los proveedores te ofrecen y que a la larga impactará en la imagen de tu empresa en términos de credibilidad y confianza.

Los errores, los impagos o los pagos tardíos, impactan negativamente en tu historial crediticio con tus proveedores y atentan contra la salud de una buena relación comercial. Asimismo, pueden resultarte más costosos teniendo en cuenta los recargos por morosidad y los intereses. Por el contrario, saldar las deudas oportunamente permite mantener una experiencia positiva y satisfactoria con estos temas de pago y facturación. Esto influye en la estabilidad financiera de tu empresa y consolida una buena relación con tus proveedores, lo cual puede conllevar a que te otorguen beneficios económicos, como descuentos y extensiones en los plazos de pagos.

¿Cómo optimizar la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en tu empresa?

Como hemos visto, mantener un adecuado control administrativo de los cobros y los pagos se convierte entonces en un elemento central para la salud financiera de tu empresa. Por tal razón, es sumamente importante implementar buenas prácticas que garanticen lo más posible la buena gestión de los cobros y pagos de tu empresa. Veamos entonces qué podemos hacer para optimizar cada una de estas obligaciones financieras.

¿Cómo optimizar la gestión de cuentas por cobrar?

Si queremos disminuir el riesgo que implican las cuentas por cobrar para las finanzas de nuestro negocio, seguir estas recomendaciones puede serte de gran ayuda.

Conoce a tu cliente

Asegúrate de revisar el historial crediticio y la capacidad de pago de cada cliente antes de otorgarle la posibilidad de un crédito. Se recomienda revisar si tiene muchos créditos pendientes, si suele pagar en tiempo, si no aparece en registros de morosidad, si dispone de solvencia, etc. Así al menos se tiene alguna idea del comportamiento habitual del cliente y de lo que podría esperarse de él.

Mantén en orden los datos de tus clientes

Para llegar a conocer mejor a tus clientes y saber cómo lidiar con cada uno, necesitas que sus datos estén correctamente almacenados en tu base de datos. Sería desastroso enviar por error una factura a algún cliente que ya haya pagado en tiempo. Eso, además de incomodar al cliente, da una visión de falta de cuidado, falta de control interno y deficiencia en la comunicación entre los departamentos de la empresa. En cualquier caso, atenta contra la buena imagen y seriedad de tu empresa.

Establece una política precisa para la aprobación de créditos

Los términos y condiciones para otorgar créditos a los clientes deben estar bien especificados en los procedimientos de tu empresa para este fin. El proceso de solicitud y aprobación de créditos, cuándo y cómo otorgarlos, cuáles son sus límites, etc., son elementos a tener bien definidos dentro de esta política.

• Precisa el procedimiento para solicitar crédito. Todo cliente debe conocer qué datos debe entregar y qué condiciones debe cumplir para poder optar por solicitar un crédito con tu empresa.
• Sé objetivo en el proceso de aprobación de crédito. Estamos hablando de tu empresa y de seguro no querrás ponerla en riesgo. Así que cuando estés valorando la aprobación de un crédito, asegúrate de estar 100% seguro. Asimismo, cada cierto tiempo y a la luz de los aprendizajes cotidianos, realiza revisiones de tus procesos de aprobación para que puedas identificar dónde y cómo pueden mejorarse y actualizarse.
• Establece límites de crédito. Puesto que todos los clientes no son iguales, asigna límites de crédito diferenciales para cada cliente. Esto te ayudará a disminuir los riesgos de impagos.
• Define las consecuencias en caso de incumplimiento de pago. Debes prever que pueden acontecer situaciones de impagos o morosidad. En cualquier caso, define las consecuencias y las acciones a implementar en cada caso.
• Brinda diversas opciones de pago. Ofrece variedad en las formas de pago para que el cliente pueda pagar como mejor le convenga, ya sea en efectivo, por transferencia, etc. En cualquier caso, eso también te beneficia para agilizar el cobro.

Optimiza tu sistema de cobranza

Tus estrategias de cobranzas deben contemplar acciones que aseguren o conduzcan a tus clientes a realizar el pago de sus deudas en tiempo. Debe ser sistemático y metódico. Por ejemplo:

• Envío rápido de la factura. Muchas veces el cliente es el reflejo de tu comportamiento. Si te demoras en enviar la factura, les estarás comunicando que demorarse en el pago no es problema; y eso no es lo que se quiere. En cuanto se ejecute la compra, procesa la factura, revísala bien y envíala lo antes posible.
• Envía recordatorios de pago. Incluso sin malas intenciones, los olvidos existen y el cliente puede caer en un impago sin pretenderlo. Por eso, para reducir la morosidad y los pagos a destiempo, establece el envío frecuente de recordatorios de pagos a tus clientes.
• Establece un seguimiento. Algunos clientes con experiencias previas de demora y atrasos en los pagos, pueden necesitar cierto seguimiento para lograr pagar en tiempo.
• Ofrece incentivos para el pago. Los descuentos por pago anticipado o por pago en efectivo pueden ayudar a estimular a los clientes a pagar con prontitud.
• Negocia ante dificultades. Establece en tu sistema de cobranzas márgenes de posibles acciones y soluciones para lidiar con los clientes morosos.

Automatiza procesos

Apóyate en la tecnología para evitar errores y olvidos. En la actualidad existen muchas herramientas diseñadas expresamente para automatizar los procesos de facturación. Incluso muchos software creados para la gestión integral de todos los procesos de una empresa pueden resultarte útiles para estos fines.

¿Cómo optimizar la gestión de cuentas por pagar?

Adquirir deudas y no ocuparse de saldarlas en tiempo no es una buena práctica. Y si no queremos llevar nuestra empresa al endeudamiento, debemos hacernos el firme propósito de pagar todas nuestras cuentas cuando sea debido. Por ello, te brindamos algunas recomendaciones para optimizar la gestión de cuentas por pagar.

Sé organizado

Puede que al inicio te sea fácil recordar que le debes pagar en determinada fecha a tu único proveedor. Pero con el tiempo y la dinámica agitada de las cuestiones empresariales, te podrá sorprender un día el olvido de un pago que supuestamente “no había manera que pudieras olvidarlo”. Por eso, sé organizado con todas tus facturas para que logres mayor claridad en términos de fechas de vencimiento de pago, deuda a proveedores, límites de créditos, etc. Establece un calendario que te permita visualizar todas tus facturas, las prioridades de pago, así como recordatorios frecuentes para evitar incurrir en morosidad o impago.

Equilibra tus ingresos y tus gastos

Solo puedes pagar algo si tienes dinero para hacerlo, pero si no ingresas dinero, entonces no podrás pagarlo. Por esa razón es indispensable lograr un equilibrio entre tus ingresos y tus egresos, o sea, entre lo que entra y lo que sale. No puedes gastar más de lo que ingresas, porque luego no tendrás dinero para liquidar tus cuentas por pagar. Por lo tanto, se hace necesario que siempre te guíes por la planificación que estableciste previamente sobre los ingresos y gastos estimados para cada periodo. Así, podrás ir ajustando gastos para asegurar que puedas cumplir con tus compromisos de pago.

Estudia tus opciones de proveedores y selecciona el más conveniente

Si tu negocio requiere de determinados suministros, es probable que existan varios proveedores que te lo ofrezcan. Analiza de ellos cuál te ofrece la mejor oferta, y no te guíes solamente por el bajo precio. Toma en cuenta sobre todo otras cuestiones igualmente o incluso más importantes, como la calidad, las opciones de pago, los descuentos por compras mayoristas, la flexibilidad en los pagos, los tiempos de entrega, etc. Estudia a tus proveedores y selecciona el que mejor te convenga.

Mantén una comunicación clara, efectiva y a tiempo

Con todos aquellos con quienes sostenemos relaciones comerciales debemos mantener una adecuada comunicación. Siendo sincero y hablando con claridad puede resolverse cualquier eventualidad. Si en algún momento y por determinada razón no puedes cumplir con los plazos para el pago a tu proveedor, comunícate con él y respetuosamente trata de negociar una posible solución al problema. Tal vez puedas lograr un acuerdo con él para un aplazamiento del plago o alguna reestructuración de la deuda. Asimismo, si con el tiempo deseas hacer alguna modificación en el tipo de producto comprado o en las fechas de entrega, también es importante comunicarlo adecuada y oportunamente a tu proveedor. Por eso, siempre comunica tus necesidades y escucha las de tu suministrador, solo así es posible llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso.

Negocia con tus proveedores

En el mundo de los negocios, la palabra de orden es negociar. Así que no dudes en negociar con tus proveedores la posibilidad de algún tipo de descuento cuando puedas hacer algo que represente un beneficio para ellos, como por ejemplo, cumplir tus obligaciones de pago de manera anticipada, o comprarle un volumen grande de su producto.

Mantén un seguimiento constante

A pesar de tener todo organizado con respecto a las facturas y los tiempos para pagar, es importante que les des seguimiento. Así podrás estar al tanto del avance o retraso en tus deberes, y podrás tomar medidas oportunas para evitar males mayores.

Establece prioridades

Todas tus deudas son importantes y todas deben ser pagadas. Pero siempre es posible identificar cuáles de ellas no pueden verse comprometidas en caso de que alguna eventualidad suceda. Por ello, es recomendable establecer prioridades en los pagos, favoreciendo aquellos que sean de mayor importancia para continuar las operaciones de tu empresa.

Automatiza procesos

Aquí también es muy útil el proceso de automatización. Por ejemplo, los recordatorios de pagos o del cercano vencimiento de un crédito son importante para evitar caer en morosidad. Por ello, auxíliate de la tecnología para que todos los procesos de tu empresa relacionados con tus deudas puedan fluir como se quiere y se disminuya la probabilidad de que ocurran errores humanos. No te gustará si por una mala gestión manual olvidas gestionar un pago o incluso llegas a duplicar uno ya realizado. El empleo de sistemas automatizados para la gestión de tu empresa te ayudará no solo a optimizar el tiempo dedicado a la gestión de las finanzas, sino además potenciará la escalabilidad de tu empresa.

Concluyendo…

En resumen, optimizar la gestión de cuentas por cobrar y por pagar es crucial para el éxito financiero. Las cuentas por cobrar son ingresos pendientes, pero también un riesgo financiero. Para optimizar, conoce a tus clientes, mantén datos precisos, establece políticas claras y usa herramientas tecnológicas. En cuanto a cuentas por pagar, sé organizado, equilibra ingresos y gastos, negocia con proveedores, mantén comunicación efectiva y automatiza procesos. Una gestión adecuada es fundamental para la salud financiera, relaciones positivas y éxito empresarial.