El ABC legal del ecommerce: todo lo que necesitas para operar seguro

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Vayamos a lo básico que en materia legal tu ecommerce debe cumplir. Esto te transmitirá la tranquilidad necesaria para operar seguro y sin sustos desagradables.

Los comercios electrónicos o ecommerce son también una forma de actividad económica. Esta realidad, aunque parezca algo simple, conlleva deberes y derechos que debe cumplir bajo el lente de la legalidad. Estos deberes y derechos se recogen y hacen valer por las leyes de cada país y región. En este sentido, no es nada recomendable hacernos los de la vista gorda y pretender que el marco legal no atañe a nuestro ecommerce. Siempre que exista una actividad económica, esta debe figurar conforme la ley lo establece. Aparentar que no sabemos al respecto o que eso no se aplica en nuestro negocio es un craso error. Recuerda que el desconocimiento (intencional o no) de la ley, no te exime del castigo en caso de infringirla.

El ABC legal del ecommerce: comenzando con el pie derecho

Si ya tienes tu ecommerce presente en Internet y funcionando, es probable que también te hayas preocupado por sus condiciones legales. Pero muchas veces, no pocas personas comienzan el negocio sin incluir la parte legal solo para “ver cómo marcha”. Si comienza a rendir frutos, entonces se adentran en su legalización (en el mejor de los casos), pero durante ese tiempo se arriesgan a ser multados o presentar problemas en este sentido. Tanto si estás en este caso, como si eres de los que está por comenzar su negocio, este post te puede ser de utilidad. Aquí recogemos los aspectos legales que constituyen el ABC de un ecommerce. Así que ponte el cinturón que ya comenzamos.

Constitución legal del ecommerce

¡Más que básico! Si tu negocio no está legalizado, no existe ante la ley. Por ello, lo primero es constituirlo legalmente.

• Registro de la empresa. Cada país tiene un proceder determinado para realizar esto, pero en esencia consiste en dirigirte a las autoridades competentes y realizar el registro de tu tienda online. Aunque sea un negocio online, sigue siendo una tienda, por lo tanto, necesita ser registrada. Esto puede incluir obtener un número de identificación fiscal o de identificación de empleador, entre otros.
• Forma jurídica. La forma jurídica es la que estipula qué tipo de estructura legal tendrá tu negocio. Por ejemplo, puedes ser autónomo o trabajador por cuenta propia, pero también puedes decidir formalizarla como un tipo de sociedad. Todo esto depende de las regulaciones vigentes en cada país y de la proyección que tienes para tu negocio. Por ello, debes decidir cuál es la más adecuada y conveniente en tu caso. Según lo que decidas serán las implicaciones fiscales y legales de tu negocio.

Impuestos y obligaciones fiscales

En función del país y la región en la que te encuentres operando, deberás informarte y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes. Así podrás evitar posibles multas y sanciones por esta causa. Por lo general, entre los elementos fiscales más comunes a tener en cuenta se encuentran:

• Impuestos sobre ventas. Es preciso entender las obligaciones de recaudación de impuestos sobre ventas en cada región donde operas. Asimismo, debes tener en cuenta que las tasas impositivas varían en dependencia del tipo de producto.
• Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Ya sea que lo contemples en el precio de cada producto o de alguna otra forma, no puedes dejar de cumplirlo.
• Otros impuestos locales.
• Declaraciones de impuestos. Mantén registros precisos de todas las transacciones que se realizan en tu ecommerce. Presenta tus declaraciones de impuestos según los plazos establecidos.
• Licencias comerciales. Asegúrate de cumplir con todas las normativas en torno a licencias comerciales necesarias para operar en tu jurisdicción.

Regulaciones del comercio electrónico

Todos los países y regiones tienen leyes o disposiciones legales referidas al ecommerce (tal vez algunos más formalizadas que otros). Por lo general, las cuestiones legales que se engloban dentro de este tipo de regulaciones suelen ser las siguientes:

Protección al consumidor

El usuario o cliente que compra o contrata lo que ofertas es el consumidor. Como tal, existen leyes creadas expresamente para protegerlo y que regulan las relaciones entre los consumidores y los proveedores de bienes y servicios. En estas leyes se establecen los derechos de los consumidores y las obligaciones de los proveedores, en cuanto a calidad, seguridad y garantías. En tal sentido, y cumpliendo con lo que establecen, todo ecommerce debe:

• Mantener transparencia en la información de productos y servicios que se ofrece.
• Clarificar las garantías del consumidor.
• Brindar información clara sobre los derechos y las políticas de devolución o reembolso.
• Entre otros…

Políticas de privacidad

La privacidad es altamente importante, y debes asegurarte que tu ecommerce no viole esto. Por ello, existen políticas para proteger la privacidad y seguridad de los datos, estableciendo las obligaciones de las empresas al respecto de los datos personales que recopilan. En este sentido, debes tener una política de privacidad clara y accesible que detalle cómo recopilas, usas y proteges los datos de tus clientes. Entre los datos a proteger se encuentran:

• Nombres
• Direcciones
• Números de teléfonos
• Direcciones de correos electrónicos
• Entre otros…

Condiciones de uso

La manera en que tu web funciona y las reglas para su uso deben estar bien establecidas. Por lo general, esta información se recoge en un documento que suele llamarse Términos y condiciones o Aviso Legal. Este documento rige el uso que se le debe dar al sitio web y a cualquiera de los contenidos disponibles por, a través o derivado de este. Incluso, estas condiciones deben ser aceptadas por el usuario previa y expresamente, antes de adquirir cualquier producto o servicio de tu ecommerce. Entre los datos concretos que deben especificarse en este material se encuentran:

• Normativa de empleo del sitio
• Limitaciones de responsabilidad
• Condiciones de la compra
• Procedimientos de resolución de disputas
• Precios de productos (especificando si incluyen impuestos, gastos de envío, etc.)
• Formas de pago
• Métodos y plazos de devolución
• Términos de servicios
• Entre otros…

Por si fuera poco, incluso aquellos datos que nos parecen triviales, como el nombre o la información de contacto, debe aparecer en el sitio. Es lo que se conoce en otras palabras como cumplir con el deber de información. Es una obligación dejar bien claro estas cuestiones y ponerlas al alcance de los usuarios de manera fácil.

Propiedad intelectual

Aquí nos enfocamos en la estrategia legal que tu ecommerce lleve a cabo para proteger los derechos de tu propiedad intelectual y material con copyright. La protección de la propiedad intelectual no es más que proteger los elementos intangibles de tu negocio. La determinación de qué proteger o no, está en función del tipo de actividad que realices, de lo que creas necesario proteger y de las posibilidades reales que hay para su protección. Algunos de estos elementos son:

• Marca. Registra tu marca comercial para proteger tu nombre, logotipo y eslogan de uso no autorizado.
• Derechos de autor o diseño industrial. Asegúrate de que todo el contenido (imágenes, textos, videos) que utilizas en tu sitio web tenga los derechos de autor correspondientes. No uses material sin permiso.
• Patentes. Si tu producto es innovador, considera la posibilidad de obtener una patente para proteger tu invención.
• Nombres de dominio. Asegúrate de hacer exclusivo tu nombre de dominio.

De la misma manera que tendrás cuidado para proteger lo que tú creas, también debes ser cuidadoso con las creaciones ajenas. Por ello, ten en cuenta siempre las leyes de propiedad intelectual cuando vendas productos de otras empresas o personas. Asimismo, preocúpate por conocer y mantenerte actualizado sobre los problemas de infracción de derechos de autor que puedan surgir cuando los usuarios suban contenido a tu plataforma.

Seguridad cibernética

Aunque ya comentamos la importancia de proteger la información de los clientes, aquí regresamos desde otra perspectiva.

• Cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Si operas en la Unión Europea (UE) o tratas con clientes de la UE, debes cumplir con este reglamento. El mismo impone estrictas directrices sobre la recopilación y manejo de datos personales. En este sentido, se debe informar a los usuarios la manera en que se recogen y gestionan sus datos personales, teniendo en cuenta la naturaleza, el propósito y el alcance de esa recopilación. Asimismo, se recomienda asegurarse de obtener el consentimiento de los usuarios para recopilar sus datos personales y también bridarles la posibilidad de eliminarlos si lo consideran necesario.
• Cifrado de datos. Implementa tecnologías de cifrado para proteger la información sensible de tus clientes, como los datos de pago. Este elemento es vital para construir la confianza de los usuarios y posibles clientes. En este sentido, debes cumplir con protocolos estándares de seguridad de datos, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).
• Certificado SSL. Se recomienda utilizar certificados SSL para asegurar las transacciones y aumentar la confianza de los clientes en tu sitio web.

Acuerdos y contratos

Si tu tienda online precisa la realización de contratos y acuerdos, estos deben ser bien claros y detallados. Esta es una práctica legal muy saludable, no solo para ecommerce, pues ayuda a evitar posibles disputas.

• Acuerdos con proveedores. Asegúrate de que todos los términos con tus proveedores estén claramente definidos en contratos, incluyendo precios, plazos de entrega y responsabilidades.
• Contratos con clientes. Establece términos claros para las ventas, devoluciones y servicio al cliente en tus términos y condiciones.

Cumplimiento de la Ley de Cookies

La mayoría de las jurisdicciones requieren que informes a los usuarios sobre el uso de cookies en tu sitio web y obtengas su consentimiento. En este sentido, incluye una política de cookies que explique qué tipos de cookies utilizas, en qué condiciones, para qué fines y cómo los usuarios pueden gestionarlas. Debes también emplear una fórmula en la que el usuario tenga la opción de poder aceptarlas o no.

Publicidad y marketing

Si bien de seguro emplearás estrategias de marketing para publicitar tu sitio, ten cuidado de no incurrir en acciones fuera de la legalidad. Por ello, consulta las legislaciones locales e internacionales respecto a las prohibiciones en materia de publicidad y marketing. Ten en cuenta:

• Tratamiento adecuado a determinados productos (bebidas alcohólicas, tabaco, etc.).
• Restricciones para la elaboración de publicidad dirigida a menores de edad.
• Publicidad veraz y no engañosa.
• Cumplimiento de las normativas de publicidad dirigida.
• Entre otras…

Operar un ecommerce de manera segura y conforme a la ley requiere una comprensión sólida de diversas áreas legales. Cada aspecto es crucial para el éxito y la sostenibilidad de tu negocio online. Por ello, mantente informado sobre las regulaciones locales e internacionales, y considera la posibilidad de consultar a un abogado especializado en comercio electrónico. Así contarás con mayor seguridad de que tu negocio está en pleno cumplimiento legal.