6 consejos para optimizar las finanzas de tu empresa

Todo emprendedor busca el crecimiento óptimo de su negocio sobre bases sólidas. La estabilidad financiera de tu empresa es una de esas metas tan anheladas que pretendemos alcanzar. Es fundamental para el crecimiento y la solvencia económica de cualquier negocio. Un buen control financiero de la empresa involucra muchos procesos y áreas, pero asegura que las finanzas de tu empresa no se vuelvan inmanejables. Además, la buena administración de los activos, es vital para que el negocio se mantenga a flote y consiga el éxito. Por esta razón, en este artículo te dejamos 6 consejos para fortalecer tus finanzas empresariales.

1. Separa tus finanzas personales de las finanzas de tu empresa

Esto puede parecer obvio; pero te sorprendería el número de personas que cae en este error. Principalmente, cuando los negocios están en sus inicios muchos emprendedores suelen confundir el capital empresarial con su cuenta de ahorro personal. La falta de visión a largo plazo es muy dañina para quien tiene una empresa naciente. Generalmente ocurren altibajos y es necesario tener el capital requerido para enfrentarse a malas rachas.

Lo ideal es fijar un presupuesto y crear una cuenta propia del negocio para gestionar ingresos y egresos. Además, es muy importante que establezcas un sueldo realista para ti, en dependencia del tamaño y etapa de la empresa. No cobrar un sueldo constante puede repercutir negativamente en tu motivación y empeño, pues no verás tu esfuerzo recompensado. Esto puede llevarte a retirar dinero de la caja del negocio indistintamente y perder el control de las finanzas empresariales. Como consecuencia no tendrás una administración sana, puedes incurrir en situaciones legales con temas de impuestos o afectar el flujo de caja.

2. Estructura y organiza las finanzas de tu empresa

Sin orden, no hay control. Lo principal a la hora de mejorar las finanzas de tu empresa es un control eficiente y un registro de las mismas. En otras palabras, lleva un registro completo de los ingresos y egresos de tu negocio.

En este punto, también es importante identificar los gastos y organizarlos por categorías, lo que te dará un cuadro más claro de en qué se está gastando el dinero, y en qué se puede ahorrar. Existen gastos fijos como la renta, el pago de salarios, inversión en materia prima y otros servicios básicos. No obstante, para saber cuáles son necesarios vale la pena preguntarse:

• ¿Se puede eliminar este gasto?
• ¿Habrá otra forma de reducirlo?
• ¿Por qué hay fluctuación de gastos de un mes a otro?

Toma una libreta, una hoja de cálculo o tu herramienta de finanzas y empieza a listar. Esto no solo te va a permitir controlar la caja de tu negocio. Además, te va a proporcionar una visión global de su estado financiero, lo que servirá en la toma de decisiones más certeras en materia de inversiones.

Algunas estrategias para reducir y optimizar los gastos son:

• Evaluar diferentes proveedores y escoger al menos tres que sean los que mejor relación calidad-precio ofrezcan.
• Revisar los diferentes planes del proveedor escogido y seleccionar el que más se ajuste a las necesidades de tu empresa.
• Estudiar cuáles productos o servicios se quedan sin consumir a final del mes para reducir las cantidades que adquieres.
• Revisar gastos asociados a los servicios que pagas y puedes no estar aprovechando al máximo.
• Analizar comparativamente los gastos del negocio con los de negocios similares, si fuera posible y aprender de ellos.

3. Plantea un plan de acción

Trazar metas y objetivos realizables, con un estructurado plan de acciones para determinar el fin del capital. Las metas deben establecerse acorde a una estrategia realista que garantice la rentabilidad y aporte liquidez. En concordancia el plan de acción facilita:

• Visualizar las fortalezas y deficiencias de tu empresa
• Despejar el camino para el logro de los objetivos
• Reducir la incertidumbre y un mejor manejo de las crisis
• Promover el trabajo colaborativo

Junto al plan de acción debes establecer el presupuesto para conseguir tus metas. La planificación financiera es la herramienta más útil para mantener controladas tus finanzas. Los expertos recomiendan hacer distintos tipos de presupuestos:

• Presupuesto de producción: planifica el capital para mantener tus volúmenes de producción, e irlos aumentando cuando sea necesario. Aquí entra la compra de materias primas e insumos necesarios para tu producción.
• Presupuesto de gastos fijos: incluye todos aquellos gastos que son sostenidos en el tiempo: renta, nómina de los empleados, pagos por servicios básicos, impuestos, etc.
• Presupuesto de gastos variables o gastos imprevistos: puede entenderse por tener un colchón de seguridad. Se destina una parte del capital de tu empresa para afrontar gastos que puedan surgir de manera repentina. De faltar este presupuesto, puede que tengas que recurrir a préstamos y deudas para afrontar imprevistos.  
• Presupuesto de inversiones: Destina un por ciento del capital para invertir en materias primas, productos, servicios o incluso personal, que fortalezcan tu empresa.
• Presupuesto de ahorro: también es necesario que ahorres parte del capital empresarial. Esto posibilitará que tu empresa tenga un margen de maniobra sólido; además de estar mejor posicionado a la hora de enfrentar una crisis.

4. Invierte en capital humano

Los empleados son unos de los activos clave de cualquier empresa y deben constituir una de sus principales fortalezas. Un equipo capacitado y comprometido con tu empresa agiliza el flujo de trabajo, optimiza los procesos y consolida una buena imagen y reputación. Por ello, debes evitar la constante rotación del personal mediante la fidelización de tu plantilla.

La conformación de un sólido equipo de trabajo puede transcurrir de dos maneras. Una: contratar a los mejores en cada área, proceso que puede resultar altamente costoso de mantener. Dos: invertir en la capacitación de tu plantilla. Invertir en capacitación es una de las estrategias más adecuadas. De esta forma, puedes optar por un aprendizaje personalizado totalmente a las necesidades reales de tu empresa. Además, forjas vínculos estrechos con los trabajadores al preocuparte personalmente por su entrenamiento. Tú como emprendedor también debes capacitarte a través de foros, conferencias, talleres y cursos sobre desarrollo empresarial.

Contar con personas capacitadas aumenta las posibilidades de éxito ante la competencia y el crecimiento continuo del negocio.

En cuanto al área de las finanzas, pues el control financiero no es una tarea para cualquiera. Quien lo gestione debe contar con experiencia y profundos conocimientos en el tema. Decidirse por contratar a un asesor financiero especializado en empresas similares a tu negocio, te ayudará a tomar mejores decisiones financieras.

5. Apóyate en la tecnología

No lo dudes, la tecnología es la gran aliada de nuestros días. Con el desarrollo de Internet, la nube y los servicios online, han surgido un sinnúmero de plataformas tecnológicas para el control financiero que constituyen un verdadero apoyo a las finanzas de tu empresa. Entre ellas podemos mencionar sistemas contables, ERPs, pasarelas de pago, monederos electrónicos, entre muchos otros. Invertir en un software de contabilidad o plataformas de gestión financiera proporcionará información certera, segura y datos relevantes para la toma de decisiones. En otras palabras, las herramientas digitales permitirán a tu negocio ser más productivo, permitiendo a tus empleados, y hasta a ti mismo, ahorrar en tiempo, esfuerzo y dinero.

6. Sistematiza y sé constante

El control financiero es cosa del día a día. Destina un tiempo al final de cada jornada para analizar las ventas y las compras. Esto te ayudará a monitorear el flujo de efectivo y facilitar el crecimiento del negocio. Además, conocer diariamente el estado de las finanzas de tu empresa, permite sistematizar el sistema de trabajo, conocer que funciona y qué no. Esto permite reajustar los procesos, flujos y esfuerzos en los caminos correctos, en pos de optimizar la rentabilidad.