6 PMS gratuitos para la gestión de reservas

Los PMS o Sistemas de Gestión de Propiedades dotan a los hosteleros de una versátil herramienta para potenciar la administración de sus negocios.

Los procesos naturales que acompañan a todo negocio de hostelería demandan una administración eficiente para lograr que fluyan sin problemas. Estar al día de la disponibilidad de habitaciones en determinada fecha, del abastecimiento apropiado de insumos, de la realización de las labores de limpieza, de la rentabilidad del negocio, son algunas de las cuestiones que requieren un seguimiento cuidadoso.

Para una administración eficiente de estos asuntos existen softwares equipados con variadas prestaciones que permiten gestionar todos estos procesos en un solo sistema. Nos referimos a los ampliamente conocidos PMS. En esta ocasión pretendemos acercarnos a algunas de estas herramientas gratuitas disponibles en el mercado. Pero primero, recordemos qué son los PMS.

Tabla de contenidos

¿Qué son los PMS?

Los Property Management Systems (PMS) o Sistemas de Gestión de Propiedades son softwares que permiten la administración integral de las funciones y procesos esenciales de los negocios hosteleros. Estas herramientas tienen en su base la automatización de procesos y la simplificación del trabajo en general. Sus prestaciones, además, optimizan y mejoran la relación entre los clientes y los establecimientos hoteleros.

Los PMS integran en sí un complejo entramado de funciones de amplio espectro. Desde funciones de administración general, de reservas, e incluso algunas propias de los CRM. Su versatilidad es parte de las ventajas que los hacen ideales y atractivos.

No te pierdas: 6 tipos de herramientas tecnológicas imprescindibles para tu empresa

¿Para qué sirve un PMS?

La utilidad de los PMS recae indudablemente sobre sus propias prestaciones. Las funcionalidades que ofrecen los hacen cada vez más atractivos y sumamente efectivos para los administradores de negocios hosteleros. Algunas de sus funciones y prestaciones más relevantes son:

Gestión de reservas

Entre las principales funciones de los PMS se encuentra precisamente la gestión de reservas, tanto desde las OTAs como desde la propia página web de la instalación. Una gestión efectiva necesita conocer siempre el número de habitaciones disponibles en cada momento, para proceder de la manera más adecuada. Las métricas sobre el comportamiento de las reservas informan de detalles importantes y contribuyen a que la toma de decisiones se ajuste más a la realidad del negocio.

Gestión de facturas

La facturación es un elemento esencial en un establecimiento hostelero. Los PMS brindan la funcionalidad de emitir facturas y gestionan las operaciones contables de la empresa.

Control de habitaciones

Conocer la disponibilidad de habitaciones es fundamental para saber si es posible que un cliente pueda reservarlas. Incluso, mientras están siendo ocupada por los huéspedes, es importante conocer siempre sus necesidades, en términos de limpieza, comida, etc. Los PMS informan de estas circunstancias y permiten a los gestores del negocio realizar las acciones pertinentes en cada momento.

Registro de clientes

Los PMS tienen la posibilidad de crear bases de datos en las cuales se reflejan todos los parámetros necesarios del negocio. Desde los datos de registro de clientes hasta sus hábitos de consumo, guardando también sus sugerencias y opiniones respecto a su experiencia en el lugar.

Satisfacción del cliente

Esta herramienta recopila información sobre el grado de satisfacción de los clientes. De esta manera, se crean estadísticas y modelos que permiten tomar las decisiones pertinentes para ofrecer un mejor servicio a los clientes futuros. Desde las mejores formas de realizar reservas hasta la necesidad de aumentar las ofertas o la frecuencia de limpieza de los establecimientos.

Control económico y gestión de divisas

La gestión de los ingresos y gastos del hotel también es una funcionalidad que pueden ofrecer los PMS. A su vez, informan sobre los pagos realizados, los pendientes o sobrecargos. Con todo, debe estar equipado para gestionar las reservas realizas con divisas extranjeras, pues muchas de las reservas del negocio pueden provenir de otros países; sobre todo si el negocio está concebido para recibir público internacional.

User-friendly

Además, un sistema que controle tan complejos procesos necesita a su vez ser fácil de manejar. La persona encargada de gestionarlo debe percibir que a través de él todo se vuelve más sencillo, y que fluye acorde a cómo deben desarrollarse los procesos en el negocio.

Soporte y seguridad

Cuando se usan herramientas de este tipo, es importante contar con un servicio de soporte adecuado, al que acudir ante cualquier contingencia. Al mismo tiempo, la seguridad que el sistema posea es vital, ya que en él estarán siendo registrados una serie de datos sensibles del establecimiento, que no deben ser vulnerados.

Ejemplos de PMS gratuitos

En la actualidad existe una gran variedad de PMS, tan diversos en prestaciones como especificidades busquen los hosteleros. Esto significa que el PMS que se ajusta a tus necesidades puede estar allí esperándote. Tan solo tienes que encontrarlo y decidirte a apostar por él en beneficio de tu negocio. A continuación, te presentamos seis PMS gratuitos entre todos los disponibles en el mercado y que pudieran serte de útiles si prefieres no invertir todavía en este tipo de software hasta crecer un poco y posicionarte en tu mercado.

Hoteldruid

Es un programa de código abierto desarrollado por DigitalDruid.Net.

Pros

Interfaz sencilla
Adaptable a una gran variedad de tipos de establecimientos, como apartamentos, casas de verano, Bed&Breakfast, hoteles, entre otros.
Contempla las funciones básicas de todo PMS.
Posee la licencia free software AGPL (gratuito y modificable).
Se puede implementar en Cloud, SaaS, Web, Windows (desktop) y Linux (desktop).
Accesible desde computadoras, tabletas y smartphones.
Mantiene actualizada la documentación administrativa.
Permite preparar recibos, facturas, formularios, etc.
Como sistema modular permite incluir el Channel Manager en el programa, lo que facilita el sistema de reservas online.
Cuenta con una versión de pago.

7 ventajas de usar un Channel Manager para tu negocio

Contras

Algunos usuarios alegan que no posee una visualidad atractiva, por lo cual el usuario tiene que configurarla para adaptarla a su negocio.
Si bien admite configuraciones según el tipo de establecimiento, es más adecuado para aquellos que son pequeños.
El nivel de entrada es alto para usuarios sin conocimientos técnicos avanzados.

AM/HOTEL LITE

Pros

Posee una interfaz de usuario amigable e intuitiva.
Su funcionamiento se basa en el uso del planning de reservas.
Constituye una solución modular adaptable a las características del establecimiento.
Contempla las funciones básicas de todo PMS.
Integra en una sola pantalla la posibilidad de visualizar varias informaciones, como reservas, check-in y check-out, cancelaciones, índice de ocupación, habitaciones ocupadas, huéspedes alojados, entre otras.
Permite personalizar los datos a mostrar.
Cuenta con una versión Business de pago

Contras

Limitación de la gestión a treinta habitaciones.
Solo puede trabajarse desde un único puesto.
Tiene un máximo anual de 3.000 check-ins.
Los servicios añadidos como formación, soporte y actualizaciones sí tienen costo.

Avirato

Pros

Su versión básica es completamente gratuita y sin cuotas de mantenimiento ni comisiones.
Toda la información que procesa el sistema es almacenada en la nube de forma segura.
Su interfaz es muy moderna e intuitiva.
Contempla las funciones básicas de todo PMS.
Permite crear reservas de manera muy fácil y añadir cargos a las facturas de ser necesario.
Brinda la posibilidad de cambiar la apariencia y visualidad.
Tiene una versión Premium de pago.

Contras

Como versión gratuita, no incluye prestaciones avanzadas.
No permite mucha personalización en los informes.
El Channel Manager es de Pago.

Go-Travel

Pros

Software completamente gratuito basado en la nube.
Contempla las funciones básicas de todo PMS.
Accesible desde cualquier lugar.
Se integra con Channel Managers y OTAs.
Permite la gestión de las reservas en un solo lugar, evitando así tener overbooking.

Contras

Como versión gratuita, no incluye prestaciones avanzadas.

Los ocho Channel Managers más importantes del mundo

Bitteo

Pros

Su versión gratuita permite sincronizar las reservas realizadas por diferentes vías, ya sea desde plataformas online o en la propia web del establecimiento.
Contempla las funciones básicas de todo PMS.
Ideal para establecimientos pequeños.
Dispone de un Channel Manager para facilitar la gestión de reservas del lugar.
Permite la creación de una página web gratis.
Es adaptable a diferentes dispositivos.

Contras

Su versión gratuita está limitada a la gestión de un solo establecimiento.
Para mayores prestaciones hay que recurrir a una versión superior con un plan de pago.